智能檔案管理系統(tǒng)采用先進的RFID自動識別技術(shù)和計算機軟件技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設(shè)備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時系統(tǒng)在檔案室出入口處安裝智能安全門，通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可以實現(xiàn)自動防盜與檔案出入庫確認(rèn)功能。
系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)如下圖所示：



1.單份檔案在線監(jiān)控管理模式
單份檔案在線監(jiān)控管理模式實現(xiàn)了檔案架上所有檔案標(biāo)簽的實時盤點監(jiān)控管理，減少人工參與檔案管理工作，實現(xiàn)真正的無人化智能檔案管理，在這種管理模式下，為提供檔案的識別成功率，智能檔案架上的讀寫設(shè)備需要特別技術(shù)開發(fā)

2檔案袋在線監(jiān)控管理模式

檔案袋在線監(jiān)控管理模式下，實現(xiàn)檔案袋在線監(jiān)控管理，由于檔案袋電子標(biāo)簽內(nèi)存儲該檔案袋內(nèi)檔案的所有條目信息。因此檔案袋內(nèi)的單份檔案標(biāo)簽無需實時盤點，如果有細(xì)致盤點單份檔案信息需求，可將該檔案袋取下檔案架，放于館員工作站或移動RFID終端掃描檔案袋內(nèi)單份檔案標(biāo)簽，整個掃描過程不需要拆開檔案袋。