北京 2010-11-26(中國(guó)商業(yè)電訊)－－淺析勤哲Excel服務(wù)器在報(bào)表方面助力企業(yè)信息化

電力企業(yè)具有資金密集、技術(shù)密集、產(chǎn)品即產(chǎn)即銷(xiāo)的特殊企業(yè)特點(diǎn)，信息化是管理好這種特殊性質(zhì)企業(yè)的必要手段。但是面對(duì)日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境，電力企業(yè)不僅僅要提高自己內(nèi)部的管理水平，加強(qiáng)計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)管理，更應(yīng)該以經(jīng)濟(jì)分析和成本管理為目標(biāo)，在對(duì)大量生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、交易的信息資源進(jìn)行有效組織和控制。

通過(guò)多年的建設(shè)發(fā)展，電力企業(yè)在信息化方面已經(jīng)投入了不少的資金，引進(jìn)了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配備了大型的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，現(xiàn)在面臨的問(wèn)題是，如何用這些硬件配合相適用的軟件管理平臺(tái)并經(jīng)過(guò)共享、集成、開(kāi)發(fā)和再創(chuàng)造，從而形成滿(mǎn)足企業(yè)需要的信息產(chǎn)品，為企業(yè)提高管理水平、降低生產(chǎn)成本提供支持，最終的目標(biāo)是從位于輔助地位的信息化管理向提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益轉(zhuǎn)變。

千里之行 始于足下：作為一種經(jīng)歸納、整理和統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容信息，報(bào)表系統(tǒng)一直都是企業(yè)和事業(yè)單位財(cái)務(wù)、人力資源管理、銷(xiāo)售管理、技術(shù)指標(biāo)管理以及內(nèi)部控制的重要工具。報(bào)表對(duì)于企業(yè)的重要性是不言而喻的，會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算的最終成果，是對(duì)公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總結(jié)性文案，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者了解經(jīng)營(yíng)情況、實(shí)施經(jīng)營(yíng)管理和進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策必不可少的經(jīng)濟(jì)信息之一，是企業(yè)的債權(quán)人和股東迫切需要了解的信息，是財(cái)政、稅務(wù)、銀行和審計(jì)部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查和監(jiān)督的資料來(lái)源；銷(xiāo)售報(bào)表是公司了解銷(xiāo)售狀況，制定區(qū)域政策、績(jī)效等等的依據(jù)；生產(chǎn)報(bào)表是公司了解生產(chǎn)進(jìn)度的憑證。利用報(bào)表系統(tǒng)完成大量的數(shù)據(jù)處理是我國(guó)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必須面對(duì)的一項(xiàng)基本工作，從這個(gè)意義上說(shuō)，報(bào)表系統(tǒng)可以說(shuō)是企業(yè)的重要事務(wù)之一。

其實(shí)，報(bào)表自古有之，計(jì)算機(jī)尚未問(wèn)世前，大家都是用賬本來(lái)記賬匯總，先是用算盤(pán)算，到后來(lái)用計(jì)算器，計(jì)算機(jī)問(wèn)世后，特別是表格和字處理軟件出現(xiàn)后，企事業(yè)單位開(kāi)始用這些軟件來(lái)處理數(shù)據(jù)。比較典型的是剛開(kāi)始用WPS字處理軟件畫(huà)表，后來(lái)出現(xiàn)了報(bào)表制作軟件。早期的報(bào)表制作軟件基本是從國(guó)外引進(jìn)的，包括國(guó)內(nèi)的報(bào)表制作軟件也是和國(guó)外產(chǎn)品使用同樣的規(guī)范，這些報(bào)表軟件通過(guò)控件拖拽方式繪制報(bào)表，因?yàn)閲?guó)外的報(bào)表格式相對(duì)簡(jiǎn)單，沒(méi)有太多的格線(xiàn)，所以這種早期的拖拽報(bào)表軟件是符合國(guó)外的辦公習(xí)慣的，但是國(guó)內(nèi)制作報(bào)表的習(xí)慣是有很多層次，要使用很多的格線(xiàn)，這種拖拽式的報(bào)表軟件是一個(gè)一般性的圖元編輯器模型，半點(diǎn)也沒(méi)有體現(xiàn)出表格的規(guī)律性，要做出國(guó)人接受的格式表格很困難，這種傳統(tǒng)的分組報(bào)表的模式，無(wú)法解決表樣和大作業(yè)量的數(shù)據(jù)處理。后來(lái)出現(xiàn)了類(lèi)Excel界面的報(bào)表軟件工具，由于是模仿Excel，所以在格式上處理掉了表樣問(wèn)題，但這些報(bào)表軟件工具基本上只能處理單數(shù)據(jù)源的匯總，在處理多數(shù)據(jù)源，也就是從多張表上面提取數(shù)據(jù)匯總處理數(shù)據(jù)上根本沒(méi)什么改進(jìn)，特別是報(bào)表修改，增加行列和跨行組運(yùn)算的時(shí)候更是非常復(fù)雜，對(duì)于企事業(yè)單位的用戶(hù)來(lái)說(shuō)還是沒(méi)用。

鑒于以上原因，現(xiàn)在絕大多數(shù)的企業(yè)都是用Excel來(lái)處理企業(yè)的各種報(bào)表，首先能解決格式問(wèn)題，再怎樣復(fù)雜的表樣也可以做到，但是因?yàn)镋xcel軟件單元格的數(shù)據(jù)是沒(méi)有數(shù)據(jù)定義的，不能放到數(shù)據(jù)庫(kù)中處理，而對(duì)于報(bào)表匯總來(lái)說(shuō)，基本上是要用到幾張表或者十幾張甚至更多的表格數(shù)據(jù)源，一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)用戶(hù)都是這樣處理的，先弄好要匯總的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，然后設(shè)置好Excel功能模板，再就是把基礎(chǔ)表里的數(shù)據(jù)手工錄入到做好的Excel表單中進(jìn)行匯總，到最好打印好交付領(lǐng)導(dǎo)審閱，這樣的模式倒是要比操作不方便的報(bào)表軟件要好的多。

用以上的方式來(lái)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做報(bào)表非常普遍，也極大的提高了效率，但是操作量和出錯(cuò)率也是比較高的，因?yàn)槭止げ僮骺偸怯姓`差的。其實(shí)現(xiàn)在是可以用別的方式來(lái)處理掉這些問(wèn)題的，通過(guò)構(gòu)建自己的報(bào)表系統(tǒng)來(lái)解決問(wèn)題，華潤(rùn)電力適時(shí)發(fā)現(xiàn)了勤哲Excel服務(wù)器這個(gè)管理平臺(tái)，也正是用勤哲Excel服務(wù)器來(lái)攻克這一問(wèn)題的。華潤(rùn)電力控股有限公司成立于2001年，是華潤(rùn)（集團(tuán)）有限公司）的旗艦附屬公司，從事電力投資、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)與管理。截止2009年8月，運(yùn)營(yíng)權(quán)益裝機(jī)容量達(dá)15,755兆瓦，其中40%位于華東地區(qū)，21%位于華中地區(qū)，20%位于華南地區(qū)，10%位于中國(guó)東北地區(qū)，9%位于華北地區(qū)。

作為大型電力公司且地域分布十分廣泛，每個(gè)月都有大量的技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)需要統(tǒng)計(jì)，發(fā)電量、售電量、外購(gòu)電量、平均利用小時(shí)數(shù)等；設(shè)備運(yùn)行狀況，電力生產(chǎn)事故等指標(biāo)；包括財(cái)務(wù)上的資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表、利潤(rùn)表；這些報(bào)表對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層決策是尤為重要的。在沒(méi)有使用勤哲Excel服務(wù)器之前，公司是運(yùn)用Excel來(lái)統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)的，由總部制定好Excel表格的格式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到各個(gè)分公司，然后分公司把月度報(bào)表傳到總部，總部再根據(jù)自己制作的Excel表單手工錄入各個(gè)分公司上傳的基礎(chǔ)表中的數(shù)據(jù)，任務(wù)繁雜、單調(diào)和勞累，而且操作時(shí)間越長(zhǎng)越容易出差錯(cuò)。而且可能臨時(shí)會(huì)修改Excel的表單樣式，臨時(shí)發(fā)送通知，容易出錯(cuò)。這對(duì)于流程也沒(méi)有做到足夠的規(guī)范，人為的因素比較大。

華潤(rùn)電力早在2006年就開(kāi)始使用勤哲Excel服務(wù)器來(lái)構(gòu)建自己的報(bào)表系統(tǒng)，它的高級(jí)企業(yè)版已具備了網(wǎng)上遠(yuǎn)程填報(bào)功能，在企業(yè)內(nèi)運(yùn)用勤哲Excel服務(wù)器后，各分廠可以直接在系統(tǒng)中填報(bào)月度報(bào)表數(shù)據(jù)，這是通過(guò)Excel服務(wù)器的模板功能實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)員工構(gòu)建好模板——其實(shí)就是Excel表單，企業(yè)員工非常熟悉，客戶(hù)端用戶(hù)只要使用自己的權(quán)限在模板上輸入數(shù)據(jù)就可以了。在生成報(bào)表方面，用勤哲Excel服務(wù)器構(gòu)建的報(bào)表系統(tǒng)則顯得游刃有余了，因?yàn)榍谡蹺xcel服務(wù)器對(duì)Excel單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行了定義，從而可以將Excel的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，匯總時(shí)只要在數(shù)據(jù)庫(kù)中提取相應(yīng)的數(shù)據(jù)就行了，而對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，他只要用勤哲Excel服務(wù)器的表間公式功能就能夠在其它的Excel表格中提取數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，比如在華潤(rùn)電力的‘火電月度報(bào)表’模板中，各分廠只要填入‘本月累計(jì)發(fā)電量’，總部的設(shè)計(jì)者只要通過(guò)表間公式就能夠?qū)⒏鞣謴S的這一數(shù)據(jù)提取出來(lái)進(jìn)行匯總，就無(wú)需在重新錄入基礎(chǔ)Excel表單中的數(shù)據(jù)，而且一旦格式要求改變，只需要更改一下模板就可以了。各種復(fù)雜樣式的報(bào)表在這一系統(tǒng)中都可以實(shí)現(xiàn)，使用勤哲Excel服務(wù)器后，企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)了從管理要效益的模式轉(zhuǎn)變。