北京 2011-04-18(中國商業(yè)電訊)－－目前企業(yè)的信息化系統(tǒng)的建設(shè)和部署無外乎采用以下幾種方式，他們分別是用戶自行開發(fā)、外包開發(fā)服務(wù)、購買成品軟件和SAAS（軟件即服務(wù)），雖然這幾種方式各有利弊，但感覺都不適合我們企業(yè)目前的需求。而勤哲Excel服務(wù)器是一個可由企業(yè)自己構(gòu)建的信息化管理系統(tǒng)，它是為企事業(yè)單位中的管理人員和業(yè)務(wù)人員設(shè)計(jì)的簡便工具，無需使用者掌握過多的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識。我們發(fā)現(xiàn)它的特點(diǎn)是：會使用Excel，就會使用Excel服務(wù)器，懂得業(yè)務(wù)需求，就能做自己的信息系統(tǒng)。

用戶背景

北京華夏迅達(dá)商貿(mào)有限公司成立于2003年，下屬有兩家分公司。公司致力于產(chǎn)品的市場開發(fā)、銷售、品牌的建立及維護(hù)，致力于向社會提供一種優(yōu)秀的產(chǎn)品和服務(wù)；以及在產(chǎn)品的流通中承擔(dān)著貿(mào)易商的角色。公司主要經(jīng)營金烏炭雕，一種以活性碳為原料，利用科技加工而成的擺件，掛件，車飾等，可吸附空氣中甲醛等有害氣體、苯及同系物、一氧化碳、二氧化碳、氨氣多種有毒有害氣體及煙霧、能長期有效凈化空氣、消除污染，維護(hù)人體健康。公司同時銷售玩具，出口至東南亞等多個國家，公司在作為市場經(jīng)濟(jì)中的中小型商貿(mào)公司，具有十分強(qiáng)大的活力，靈活性很強(qiáng)，公司業(yè)績也一直在上升。

信息化需求

公司在北京和山東下設(shè)有分公司，在各地級市有終端賣場、專賣店以及總代理。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量急劇上升，終端賣場的數(shù)量也在增加，同時產(chǎn)品種類也在增加，這個時候一方面數(shù)據(jù)量在快速的增加，各大賣場每天的訂貨量和訂貨的產(chǎn)品種類變化加快，同時退貨頻繁，訂單和庫存的不一致經(jīng)常性出現(xiàn)，使得采購和進(jìn)貨受到影響，此時手工處理數(shù)據(jù)已經(jīng)很吃力；另一方面，總部和分公司終端賣場的分離使得各個辦事機(jī)構(gòu)之間的信息傳遞也不及時，公司需要及時的得到各地級市分賣場的銷售狀況和進(jìn)退貨狀況，但是賣場本身手工處理數(shù)據(jù)幾句需要花費(fèi)大量時間，然后傳真或是在網(wǎng)上傳至總部，時間上已經(jīng)滯后，而總部的決策又需要及時的信息，以決定資金的使用和產(chǎn)品的采購，所以手工辦公下出現(xiàn)了不少問題。公司決定用信息系統(tǒng)來解決這種局面，但作為中小型公司來說，在上信息系統(tǒng)之前是有不少顧慮的，公司的規(guī)模有限，能夠拿出來的用于信息化的資金量也是有限的，怎么在有限的資金下做好信息化是要深層考慮的問題；作為中型的商貿(mào)有限公司，本身人力資源不是很龐大和充裕閑余，在上了信息系統(tǒng)后，不可能專門成立信息部門來管理信息化的問題；作為中小型公司，活力和靈活性至關(guān)重要，不能上了信息系統(tǒng)后，讓公司的運(yùn)轉(zhuǎn)變得遲鈍，業(yè)務(wù)流程不能固化，要能夠隨時的根據(jù)發(fā)展來變更，機(jī)構(gòu)更不能變得龐雜。公司希望上了信息系統(tǒng)后能夠清楚及時的掌握幾百種產(chǎn)品的庫存和在各大賣場的銷售狀況，同時要知道各大賣場總體上的銷售狀況，從而決定在各個區(qū)域采取什么樣的商貿(mào)政策。

軟件選擇

信息化在當(dāng)今已經(jīng)成為企業(yè)的競爭力之一，成為評價企業(yè)實(shí)力的標(biāo)準(zhǔn)之一。公司考慮的是選擇什么軟件來進(jìn)行信息化建設(shè)，既要確保信息化建設(shè)的成功，又要盡量以最少的投入獲得最大的收益。公司對于信息化有著自己非常清醒的認(rèn)識，信息化的需求來自于企業(yè)發(fā)展的要求、自身競爭壓力的要求。需要哪些系統(tǒng)，暫時還不需要哪些系統(tǒng)，都要視管理的需求而定，而不是以技術(shù)為主導(dǎo)憑空計(jì)劃著用什么系統(tǒng)來解決什么問題，目標(biāo)要明確、具體和適當(dāng)，信息化一定要根據(jù)企業(yè)自身的需求和經(jīng)濟(jì)實(shí)力來確定合適的目標(biāo)，不能貪大、求全和不切實(shí)際。公司把企業(yè)的主要核心業(yè)務(wù)列舉了出來，進(jìn)行了具體的分析，主要需要解決公司的銷售信息的共享和庫存問題的解決，而且公司的業(yè)務(wù)變動很快，所建立的信息系統(tǒng)要具備很強(qiáng)的變動性，公司也不能承受后期的巨額維護(hù)和二次開發(fā)的費(fèi)用，同時要考慮到信息的集成性。而要滿足這些要求，最終決定由公司的業(yè)務(wù)人員自己開發(fā)信息系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)慎重考慮后決定采用勤哲Excel服務(wù)器來進(jìn)行初期的信息化建設(shè)，以解決目前的迫切問題，因?yàn)樵谇谡蹺xcel服務(wù)器軟件上的投入相當(dāng)?shù)牡土?，而且是共享軟件形式，基本上沒有任何風(fēng)險(xiǎn)，對公司的現(xiàn)有業(yè)務(wù)也沒有影響。

勤哲Excel服務(wù)器自主設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)

要解決銷售和庫存問題，首先自然要解決基礎(chǔ)信息的問題，建立產(chǎn)品模板和加盟店信息模板，基礎(chǔ)的信息就維護(hù)好了。要掌握各賣場、專賣店和總代理的銷售狀況，只要建立好加盟店訂貨和退貨的模板，各分支機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)程填報(bào)就可以了，這樣公司可以及時的掌握各地的銷售狀況，賣了多少，收入多少，需要進(jìn)貨多少都能在當(dāng)時反饋到總部，以保證制定好銷售計(jì)劃和產(chǎn)品報(bào)價，通過信息系統(tǒng)的報(bào)表分析可以進(jìn)行比較準(zhǔn)確的市場預(yù)測，根據(jù)加盟店的訂貨退貨信息，形成單據(jù)轉(zhuǎn)交庫存，根據(jù)訂單組織庫存的進(jìn)貨和出貨，根據(jù)自身業(yè)務(wù)人員建立的信息系統(tǒng)簡易實(shí)用，很好的解決了目前業(yè)務(wù)中的銷售庫存采購問題，更為重要的是即使以后公司發(fā)展需要擴(kuò)充功能，由于勤哲Excel服務(wù)器的數(shù)據(jù)都統(tǒng)一存放在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫里面，通過標(biāo)準(zhǔn)的模板來實(shí)現(xiàn)信息傳遞和共享，對以后系統(tǒng)擴(kuò)充也可以保證信息的集成處理。

勤哲Excel服務(wù)器應(yīng)用效果

對于中小型公司的信息化，最重要的是選擇適合公司業(yè)務(wù)的軟件來建立信息系統(tǒng)，公司選擇勤哲Excel服務(wù)器軟件自主構(gòu)建信息系統(tǒng)。

1、 節(jié)約了成本，相對于高昂的ERP費(fèi)用，在Excel服務(wù)器軟件上的投入性價比非常高，確實(shí)讓信息系統(tǒng)使用了起來，不至于讓信息系統(tǒng)成了公司的擺設(shè)而派不上用場；

2、 通過自己的業(yè)務(wù)人員構(gòu)建的系統(tǒng)簡單易行，操作簡單，而且很好的解決了實(shí)際的業(yè)務(wù)問題，現(xiàn)在的業(yè)務(wù)人員已經(jīng)精通了勤哲Excel服務(wù)器的使用，以后如有其他部門需要使用立即再構(gòu)建就可以了，而且無需考慮信息不能整合的問題；

3、 因?yàn)榍谡蹺xcel服務(wù)器從始至終的標(biāo)準(zhǔn)是一致的，數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一的方式處理，今后擴(kuò)充的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和現(xiàn)在的系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)很好的共享。