RFID射頻識別技術逐步替代人工管理文檔，自動識別提供了大大便利。要快速實現(xiàn)各種文件檔案資源的管理，需要對檔案進行RFID電子標簽的數(shù)據(jù)錄入管理。RFID智能化管理減輕了管理員承擔的繁瑣工作量，從而減少檔案館的人力支出，達到降低成本，RFID應用在文檔智能采集識別。

通過RFID自動識別技術和計算機軟件技術結合，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用RFID讀寫設備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

文檔管理應用RFID技術的優(yōu)點

1.快速、準確定位：在移動點檢設備上存儲有整個文檔室的地理分布圖，將會對所查文檔做出地理定位指示，實現(xiàn)快速查找及歸檔操作。

2.輕松盤點：使用RFID點檢設備可以快速的完成文檔的盤點、查錯、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時可以提高文檔管理工作效率、降低外借歸檔時的差錯率。

3.文檔信息準確記錄：文檔經手人、借閱人、借出、歸檔時間等均為系統(tǒng)自動登記完成的，防止手工差錯的同時保證文檔管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準確性，并可提供文檔狀態(tài)的實時查詢、報表打印。

4.批量文檔借出、歸檔登記管理：文檔管理是很煩雜的工作，文檔管理人員少，尋借文檔的人多，應用RFID技術實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，自動化，增加工作效率的同時減少文檔管理員的勞動強度，幫助館員實現(xiàn)自動化的批量文檔借出，歸檔登記工作

5.文檔RFID標簽存儲信息更改自如：電子標簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲信息更改自如，為文檔屬性等信息管理提供方便。

RFID智能檔案系統(tǒng)將對每一份檔案形成電子身份證信息，實現(xiàn)了檔案實體流通過程的全程跟蹤管理，檔案定位，自動檔案盤點，智能分析等功能，大大優(yōu)化了檔案管理流程，減少了工作量。RFID技術的應用讓紙質檔案管理與電子信息的檔案化管理建立良好橋梁。