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如何進入及退出酒店管理系統(tǒng)
§1.1．進入系統(tǒng)
一般系統(tǒng)管理員在你使用的電腦中，已預(yù)先安裝了你可使用的酒店管理軟件。如你要進入系統(tǒng)，只須雙擊桌面相應(yīng)的圖標(biāo)即可。在界面左下角有進度條顯示程序啟動狀態(tài)。（注：如果進度條停止在40％達5分鐘以上，則可能為數(shù)據(jù)庫連接等設(shè)置不正確，請通知網(wǎng)絡(luò)管理員解決）
酒店管理系統(tǒng)正常啟動后，屏幕出現(xiàn)登錄對話框，驗證用戶身份.

如你輸入正確的工號和口令后即成功地登錄到該系統(tǒng)中了。

§1.2. 交接班、退出及關(guān)機
一般情況下，操作員平時不必也不允許任意開、關(guān)機，遇到特殊情況應(yīng)請系統(tǒng)管理員來處理。
交接班時可以在程序菜單中的【文檔】→【系統(tǒng)登錄】功能來更換操作員，而不需要退出程序。
如確需關(guān)機(如賓館要停電時，后臺部門正常下班等)，可選擇【文檔】→【退出系統(tǒng)】功能或直接點擊工具來上的退出圖標(biāo)，再關(guān)閉Windows操作系統(tǒng)，切斷電腦主機和顯示器電源，即是正常的關(guān)機過程。

§1.3. 其它應(yīng)注意的問題
當(dāng)您下班或離開崗位時，為防止他人使用你的工號操作本系統(tǒng)而造成不必要的麻煩，建議你選擇【文檔】→【系統(tǒng)登錄】

第二節(jié) 系統(tǒng)常用操作

為了操作方便，系統(tǒng)中很多操作按鈕沒有加文字說明，現(xiàn)將常用的一些按扭說明如下：

§2.1．主窗體工具欄按鈕

從左到右依次為：
1． 實時房態(tài)顯示
2． 分類房態(tài)顯示
3． 散客預(yù)定
4． 散客接待
5． 散客查詢
6． 帳務(wù)處理
7． 退出系統(tǒng)

§2.2．帳務(wù)處理主窗體工具欄按鈕

從左到右依次為：
1.轉(zhuǎn)賬設(shè)定 快捷鍵：F1
2.交付押金 快捷鍵：F2
3.取消帳項 快捷鍵：F3
4.記賬操作 快捷鍵：F4
5.沖減調(diào)整 快捷鍵：F5
6.折扣 快捷鍵：F6
7.選項轉(zhuǎn)賬 快捷鍵：F7
8.選項結(jié)算 快捷鍵：F8
9.打印賬單 快捷鍵：F9
10.通話話單 快捷鍵：F10
11.備注發(fā)票 快捷鍵：F11

§2.3．常用操作
回車鍵（Enter）：一般為確認或焦點下移。
制表鍵（Tab）： 系統(tǒng)默認Tab鍵焦點下移，你可以在每個窗體中按Tab鍵切換點。
退出鍵（Esc）： 通常情況下在一個窗體中Esc鍵可直接退出。
快捷鍵： 系統(tǒng)中的菜單和多數(shù)按鈕都有快捷方式，在菜單或按鈕的名稱中帶下劃線的字母或數(shù)字為其快捷方式。如圖（2-3）

其中‘0’即是此按鈕快捷方式，只要光標(biāo)不再一可輸入的編輯框中即可直接點擊鍵盤上的‘0’鍵來觸發(fā)此按鈕，否則可以按住‘Alt’鍵，再同時按下快捷鍵，也可以觸發(fā)此按鈕。


第三節(jié) 系統(tǒng)一般概念

要掌握精工偉達酒店管理系統(tǒng)，首先必須領(lǐng)會該系統(tǒng)的一些基本概念，如帳號、樓號、房類、房號、散客、團隊、協(xié)議賬戶、臨時賬戶等。

§3.1．關(guān)于帳號
帳號是客人帳單的計算機代號，它由計算機自動產(chǎn)生。本系統(tǒng)有許多種帳號，如散客帳號、團體帳號、團體成員帳號、賓館工作帳號、AR帳號、歷史檔案帳號、臨時賬號等.。〕

§3.2．房間類型
精工酒店管理系統(tǒng)允許每種房間類型使用兩位數(shù)字來表示。團體成員在預(yù)訂登記前須做預(yù)留房(Block and Pickup)；如果是預(yù)訂，房類不能為空；如果是登記，房類可以為空，等輸入房號后系統(tǒng)將自動設(shè)置。在整個系統(tǒng)中，房類涉及以下概念和功能：
1．顯示房類清單
該功能也稱查詢房類清單（Type Inventory），它顯示從今天以后的各種房類的使用情況。房類可用清單對預(yù)訂很重要。要使房類數(shù)準(zhǔn)確的關(guān)鍵是要客人的離開日期準(zhǔn)確。例如，客人續(xù)住時須在電腦中相應(yīng)修改他的離開日期。本房類清單中，分別反映了某日某種房類的可售房數(shù)和當(dāng)前的出租、預(yù)定情況及出租率。

§3.3.房間信息
本系統(tǒng)用三至四位數(shù)字表示一房間號碼。一般情況下，房號前兩位為樓層號，后兩位為實際房間號。對登記，輸入房間號碼就是分房，因此房號不能為空。對預(yù)訂，輸入房號相當(dāng)于預(yù)先分房，因此可以不輸入\跳過。在整個系統(tǒng)中，房間信息涉及以下概念和功能：

在實時房態(tài)表中可完成下面的操作：
①將光標(biāo)指到與房號對應(yīng)的圖標(biāo)上，單擊鼠標(biāo)右鍵，即可快速地對該房進行散客登記、散客預(yù)訂、查看房情操作，具體參見以后章節(jié)。
②當(dāng)鼠標(biāo)停留在—在住的房間時，系統(tǒng)會自動顯示該房間客人的簡單信息。
③雙擊某一房間，可修改房態(tài)。
④將光標(biāo)指向與房號對應(yīng)的房號上，拖動鼠標(biāo)到另一房間圖標(biāo)上可完成換房。
⑤屏幕下方顯示每一種房態(tài)的實際房數(shù)及占總房數(shù)的百分比，而在住房所占的百分比即為當(dāng)時的實時出租率；

§3.4．主單狀態(tài)
主單狀態(tài)反映一個客人的信息在飯店中所處的狀態(tài)，本系統(tǒng)主要以下幾種狀態(tài)：
R 預(yù)訂狀態(tài)
I 當(dāng)前在住的客人
O 當(dāng)前已結(jié)帳的客人
D 已被取消的預(yù)訂
N 應(yīng)到未到的預(yù)訂
S 當(dāng)前未結(jié)退房的客人

第四節(jié) 預(yù)訂接待系統(tǒng)

§4.1 散客操作
本系統(tǒng)所指的散客是一般零星客人、長住戶（寫字間）、散客團體成員等客人的總稱。散客最基本的操作就是散客的預(yù)訂和登記，分別對應(yīng)于本系統(tǒng)主菜單中的“散客”功能。

一. 有關(guān)入住登記 1.普通散客的登記。
1.主要有二種方種:
(1)執(zhí)行‘前臺接待’ → ‘散客直接登記’；
(2)直接從房態(tài)表上進行操作，把鼠標(biāo)指向某一房間，然后單擊工具欄上的入住登記按鈕。
第(2)種方法是系統(tǒng)建議的方法，因為它比較直觀且快捷。

2.怎樣才算是完整的登記單,完整的登記單信息應(yīng)包含二部分信息：
(1)有關(guān)主單信息：主要反映客人房間的主要信息。下面分別進行解釋:
“房間類型”：房間的類型,必須輸入。
“房號”：客人入住的房間號。
“到步日期”:客人的到店日期。
“天數(shù)”:客人要在酒店過夜的夜數(shù)。
“房價類別”:酒店事先設(shè)定的房價計劃。
“類別”：客人的類別,有散客、團隊成員、長包、寫字間四種。
“旅行社”:如果客人為旅行社客人，可在此按下拉按鈕選取旅行社，以便統(tǒng)計旅行社客人的住店次數(shù)。
“公司”:如果客人為協(xié)議公司的客人，可在此按下拉按鈕選公司，以便統(tǒng)計公司的入住人數(shù)。
“結(jié)算方式”：客人的付款方式代碼，如現(xiàn)金，支票等。
“信用卡”：若客人為信用卡結(jié)帳，此處可輸入客人的信用卡號。
“有效期”:信用卡的有效期。
“成人數(shù)”: 本主單住宿的人員數(shù)目。
“預(yù)定類型”:客房預(yù)定的種類。如公司預(yù)定、無保證定房(房間保留到下行6點為止)、保證定房。
“市場代碼”:客人的市場類型。
“客源代碼”:客人的來源。
“預(yù)定方式”:客人的預(yù)定方式,如電話、傳真等。
“授權(quán)金額”:客人的掛帳限額。

(2)有關(guān)客人信息
“0.姓名”：客人的姓名；若輸入的姓名在特別提醒檔案或客史檔案中出現(xiàn)，系統(tǒng)自動將在屏幕中顯示提醒檔案或客史檔案信息，以便操作員確認。
“證件類別”：各類證件的代碼，如身份證、護照等。
“證件號碼”:證件的號碼，系統(tǒng)將按輸入的證件號碼自動在歷史檔案中尋找，若找到相同證件者，系統(tǒng)自動提示操作員確認他是否為回頭客（相同的客人）。若是回頭客，系統(tǒng)自動將在幕中顯示提醒檔案或客史檔案信息，以便操作員確認。

§4.2 團隊操作

一個完整的團體信息應(yīng)包含四個部分：團體信息主單、預(yù)留房信息、團體成員信息和團體付款碼定義。 一．新建—團體預(yù)訂單 下面我們以一個簡單的實例來詳細介紹預(yù)訂的整個過程，例：假日HK-001團，人數(shù)為10人加，預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)房6間。
1.團體主單信息  選擇“前臺預(yù)定”中的“團體預(yù)訂”，用于記錄團體的名稱、到達日期、離開日期、團體人數(shù)、結(jié)算貨幣、國籍等基本信息。

團體主單的格式許多與散客主單一樣，具體欄目的含義請查閱上一節(jié)。
2.預(yù)留房信息
預(yù)留房信息反映團體各種房類的訂房情況，她是飯店管理團體房間的一個重要手段。無論是預(yù)訂團體，還是直接登記的團體都須包括此信息，即成員分房以前都須先作預(yù)留房功能保留相應(yīng)數(shù)目的房數(shù)。預(yù)留房信息包括預(yù)訂房數(shù)(Block)和已分配房數(shù)(Pickup)。只要輸入了一個房間的團體成員名單，不論是否真正已經(jīng)分配了具體的房號，均算已分配，即已分配數(shù)加一。

4.成員信息
雙擊創(chuàng)建成員按鈕，便創(chuàng)建了團隊成員。團體成員的許多信息，例如到日、離日、國籍等，一般情況下和團體主單一致，系統(tǒng)將直接取用主單的信息而不必再輸入。當(dāng)然，操作員也可修改這些信息，例如當(dāng)團體成員的到日或離日與團體主單不一致時，就得修改該團成員的到日或離日。
如果團體成員的房間號已經(jīng)確定，我們可以為每一位成員分房，排房是一件繁瑣且細致的操作，目前系統(tǒng)提供二種排房方式：自動排房和手工排房。

(1)自動排房。用鼠標(biāo)拖動成員列表中的成員到某一房間房標(biāo)上便為成員分配了房間。
(2)手工排房。你可以手工輸入房號快速的分房。

5.團體付費
團體付款定義決定團體應(yīng)為所有團體成員付哪些款項。例如，如果定義了“國內(nèi)直撥電話”付款碼，則所有團體成員的國內(nèi)長途電話費用將自動轉(zhuǎn)到團體主帳上而由團體統(tǒng)一結(jié)算；若定義了“團體付房租”，則成員的房費將由團體統(tǒng)一支付。注意：團體就餐的費用可直接記到團體帳上，若定義了“就餐費用碼”，團體成員獨自到餐廳就餐的費用也將自動轉(zhuǎn)到團體主單上！
在團體操作集成環(huán)境中單擊“團隊支付”標(biāo)簽頁，可用鼠標(biāo)單擊某一項費用拖至團隊付費列表中即完成了付費的定義。

二．登記—團體.先通過團隊預(yù)定建立一團隊主單，再找到該團體主單(團體主單須為有效的預(yù)訂)，且今天必須是團體預(yù)計到達日期(否則先修改他的到達日期)。在團隊預(yù)定集成界面中，單擊“成員列表”標(biāo)簽，單擊“入住登記”，便完成了團隊的登記。

§4.3 協(xié)議帳戶

協(xié)議帳用于記錄旅行社、合同戶和其他客戶的應(yīng)收帳務(wù)管理。

第五節(jié) 帳務(wù)系統(tǒng)

從接受客人預(yù)訂給客人分配一個帳號開始，該帳號的帳務(wù)活動就可能發(fā)生了。如收到客人交的預(yù)訂金，就發(fā)生了預(yù)訂金業(yè)務(wù)，需用系統(tǒng)的“交付押金”功能在電腦中輸入這筆業(yè)務(wù)（交易）。實際上，一個飯店的帳務(wù)活動是相當(dāng)復(fù)雜的，也是完全隨機的。中班處理的可能大多是預(yù)收定金業(yè)務(wù)，處理起來可能較從容，然而早班接待的完全可能是些退房客人，那你速度就得快些了；今天處理的可能是一些比較正常的交易，相對較簡單，明天完全可能碰到預(yù)定取消客人，就得正確處理好預(yù)定取消業(yè)務(wù)；這個月處理的可能都是些散客業(yè)務(wù)，下個月完全可能碰到許多長包房結(jié)帳客人，就得精通系統(tǒng)的“部分結(jié)帳”功能，才能應(yīng)付自如。所以總臺收銀員工要做的有兩件事，一是盡量熟悉飯店的帳務(wù)處理業(yè)務(wù)，二是需要知道什么樣的業(yè)務(wù)需用系統(tǒng)什么樣的功能來完成，因此需把功能與相應(yīng)的業(yè)務(wù)有機地聯(lián)系起來。
帳務(wù)審核系統(tǒng)主要由帳務(wù)處理、交班報表、信息查詢、夜間審核、報表系統(tǒng)等部分組成。

§5.1 散客帳務(wù)
本系統(tǒng)所指的散客是一般零星客人、長住戶、散客團成員等客人的總稱。在帳務(wù)審核系統(tǒng)中，散客的帳務(wù)處理是基礎(chǔ)，團隊帳務(wù)、后臺應(yīng)收帳的處理方法基本與散客帳務(wù)處理相同。所以本節(jié)的內(nèi)容是帳務(wù)審核的重點，只有完全掌握散客帳務(wù)處理的所有操作，你才能成為一個合格的前臺收銀員。

§5.2團隊帳務(wù)處理

 團體的賬務(wù)相對散客帳務(wù)處理要復(fù)雜一些，因為團體帳務(wù)是由二個部分組成，團體公費部分和團體成員自費部分，也即我們系統(tǒng)內(nèi)的團體主單和團體成員主單。團體的結(jié)帳過程首先必須把每一個屬于該團隊的成員帳結(jié)清也即成員主單狀態(tài)由‘I’→‘O’狀態(tài)，最后才能結(jié)團體主單。只要有一位成員還在住，就不能為團隊主單結(jié)帳。但有許多基礎(chǔ)操作是與上一節(jié)一樣的，所以本節(jié)主要講述團隊帳務(wù)處理中不同的部分。

§5.3 后臺帳務(wù)(協(xié)議帳戶)

 后臺應(yīng)收帳通常是指與飯店簽有協(xié)議、允許掛帳、定期結(jié)帳的單位的應(yīng)收帳款，我們在系統(tǒng)中給每一個掛帳的單位設(shè)置一個協(xié)議帳號。這樣，各協(xié)議單位在飯店里所有營業(yè)點的費用都可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的AR帳上，以便定期進行統(tǒng)一結(jié)算。

應(yīng)收帳務(wù)處理
執(zhí)行‘前臺收銀’→‘住客帳務(wù)處理’，屏幕彈出一賓客列表窗口，單擊帳單可單開應(yīng)收入帳戶帳務(wù)信息，其中顯示的內(nèi)容與散客帳務(wù)信息基本一致，通過結(jié)帳操作可以使就收帳的狀態(tài)就由“I”→“O”，并最終進入歷史檔案。

§5.4 夜間稽核

 飯店在一天的營業(yè)過程中，進行著各種各樣的營業(yè)活動，同時也在電腦中記錄了各項交易。在飯店的一天營業(yè)結(jié)束后，對所有發(fā)生的交易進行審核、調(diào)整、匯總以及統(tǒng)計產(chǎn)生各級部門人員所需的報表，并為下一天的營業(yè)做好準(zhǔn)備，這就是夜間稽核要做的事情。具體的工作包括核對房態(tài)，核對房價，審核各營業(yè)點的帳務(wù)等。整個工作流程將隨著每個飯店的管理要求而不同(這不是我們討論的范疇)。下面我們來討論在電腦上完成夜間稽核所需的步驟，她主要可分三步：審核帳務(wù)、夜間稽核和報表打印。

第六節(jié) 系統(tǒng)主要報表

§6.1 預(yù)定接待相關(guān)

1、客人報表：[稽核系統(tǒng)]-[報表打印]-[在店客人報表],查詢打印當(dāng)日預(yù)定、預(yù)低、入住、離店、預(yù)離客人報表。預(yù)低和預(yù)離均可以選擇日期查詢。
2、團隊報表：[稽核系統(tǒng)]-[報表打印]-[團隊報表]，查詢打印本日團隊及其成員

§6.2 房態(tài)相關(guān)
1、房態(tài)報表：[稽核系統(tǒng)]-[報表打印]-[客房房態(tài)報表]，查詢打印當(dāng)時房態(tài)情況

§6.3 帳務(wù)相關(guān)
1、詳細帳項報表（本班）（全部）：[前臺收銀]-[報表打印] 分類查詢打印本班（本班）或本日（全部）記賬明細。
2、雜項輸入報表：[前臺收銀]-[報表打印] 可以選擇日期查詢記賬明細。
3、詳細付款方式報表（本班）（全部）：[前臺收銀]-[報表打印] 分類查詢打印本班（本班）或本日（全部）付款明細。
4、付款方式報表：[前臺收銀]-[報表打印] 可以選擇日期查詢付款明細。
5、交班審核表：[前臺收銀]-[報表打印] 打印交班時交班審核表。此費用含本班發(fā)生的所有記賬和結(jié)算費用（不管是否離店）。
6、全天審核表：[前臺收銀]-[報表打印] 結(jié)束營業(yè)時打印全天審核表。此費用含全天發(fā)生的所有記賬和結(jié)算費用（不管是否離店）。
7、本班離店收銀報表：[前臺收銀]-[報表打印] 打印本班離店收銀報表。此費用僅含本班離店客人的累計記賬和累計結(jié)算費用。
8、本班離店收銀報表：[前臺收銀]-[報表打印] 打印本班離店收銀報表。此費用僅含本班離店客人的累計記賬和累計結(jié)算費用。
9、全天離店收銀報表：[前臺收銀]-[報表打印] 打印全天離店收銀報表。此費用僅含全天離店客人的累計記賬和累計結(jié)算費用。
10、本班選項結(jié)算報表：[前臺收銀]-[報表打印] 打印本班選項結(jié)算明細。
11、全天選項結(jié)算報表：[前臺收銀]-[報表打印] 打印全天選項結(jié)算明細。
注：全天離店收銀報表和全天選項結(jié)算報表的合計應(yīng)該為本日的實際收入。

§6.4 綜合
1、離店客人匯總：查詢一段時間離店客人情況
2、營業(yè)收入分析：查詢一段時間商品等銷售匯總情況
3、營業(yè)狀況分析：綜合營業(yè)狀況報表（一般根據(jù)酒店的要求設(shè)計，作為晨報使用）