第1章 系統(tǒng)的概述

　　數倫科技公司開發(fā)的基于RFID的文檔管理及防偽系統(tǒng)是利用先進的科學技術，不斷使人們的一部分業(yè)務活動物化到人以外的各種現代的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目的的人機信息處理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)是一套文檔或物品安全管理系統(tǒng)，可以很好的管理保密文檔，允許誰可以有權限的借閱文檔，并及時查看到文檔和用戶的詳細信息。該系統(tǒng)能使有型文檔和資料的管理實現全自動化，從而提高文檔的使用效率；對保密文檔或高價值文檔書籍執(zhí)行相關使用條例提供強有力的技術手段；為文檔真實性的鑒別提供了可靠的方法。

　　文檔柜或重要物品存儲柜可以存儲重要的文檔及物品。通過系統(tǒng)下達相應的任務，文檔柜系統(tǒng)才有權限被打開，讓用戶取相應的文檔或物品；門禁系統(tǒng)可以有效的管理機關重要文檔被隨意帶出情況；復印機通過系統(tǒng)的管理，可以有效的控制有權限的人才可以復印文檔，不能隨意的復印任何文檔；銷毀機可以有效的管理文檔和資料是否擁有被銷毀的權限以及該文檔是否真正被銷毀。

　　第2章 系統(tǒng)的功能

　　當RFID技術與每件對象(文檔、借閱人、電腦、通信器材)等建立捆綁關系后，一個具備新文檔登記、自動盤存及定位、自動引導、自動識別、自動追蹤、復印和銷毀控制、快速查詢及報警、統(tǒng)計文檔等功能的安全管理系統(tǒng)就建立起來了。各功能如下：

　　(1) 新文檔登記：每一個新的文檔在入庫時都會被黏貼一個RFID標簽，通過標簽與系統(tǒng)中相應文檔的綁定操作，即當以后當掃描到一個文檔標簽時系統(tǒng)會自動搜索出該文檔所有的相關信息。
　　(2) 自動盤存及定位：每個智能文檔柜利用讀寫器內部的程序控制讀寫器所連接的天線，逐個掃描也就是讀取文檔柜內標簽的過程，確定文檔是否存在；
　　(3) 自動引導：一旦得到領導的批準后，借閱者只要手持合法的身份卡即可按照指示燈在最短的時間內找到所需要的文檔。
　　(4) 自動識別：當借閱者通過文檔資源管理子系統(tǒng)查找出自己所需文檔的具體位置，提出借閱申請，在申請得到批準后，憑著自己的合法身份卡，從文檔柜中取出需要的資料，系統(tǒng)會對整個行為自動記錄。
　　(5) 自動追蹤：夾帶在衣服、包裹內的文檔資料，經過單位出入口時系統(tǒng)會自動發(fā)現，對于發(fā)現的文檔資料，系統(tǒng)自動判斷是否報警；文檔資料離開保密室后，系統(tǒng)也可以自動追蹤文檔的移動路線，對所經過的主要通道(如保密室、辦公樓出入口、走廊等)，系統(tǒng)自動記憶經過的時間；對于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報警或通知。
　　(6)復印和銷毀控制：通過在復印機和文檔銷毀裝置上安裝RFID讀寫器和相應天線。當讀卡器讀到有效卡并查找到有被批準的復印或銷毀任務，控制器指示RFID讀寫器讀取RFID標簽信號，并核對該文檔后來指令復印機是否給予復印或銷毀機是否予以銷毀。復印和銷毀行為結束后，向中心系統(tǒng)發(fā)回狀態(tài)信息。
　　(7)快速巡查及報警：文檔資料的管理人員、領用人員、借用人員均與系統(tǒng)綁定，異常發(fā)生后，系統(tǒng)可進行快速巡檢并發(fā)出報警信號：瞬間提示文檔資料是否移動、是否損壞及移動信息，自動生成相關人員及物品通行記錄。
　　（8） 流程管理：安全的個體識別（識別號唯一），可以嚴格控管文檔之借閱及歸還、流轉等流程，確保文件狀態(tài)之可視化，實時自動登記。RFID 與工作流程管理(WORK FLOW)的整合，能將文件簽核、調閱、銷毀等與文檔實體緊密結合，達到全面的文檔管理
　?。?）統(tǒng)計文檔功能：領導可以查看到具體某個時間段的文檔外借情況；某一份文檔被哪些人外借過；通過文檔編號查看到具體的某一份文檔等等。

　　第3章 系統(tǒng)的組成

　　該系統(tǒng)主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組成。

　　3.1. 硬件系統(tǒng)

　　文檔管理和防偽系統(tǒng)的硬件包括：（1）文檔柜管理單元（2）門禁系統(tǒng)（3）文檔標簽（4）文檔復印和銷毀系統(tǒng)（5）網絡接入系統(tǒng)（6）數據中心電腦等六大部分。具體介紹如下：

　?。?）文檔管理單元：具有RFID讀寫功能的文檔存放裝置。如文檔柜單元和文檔抽屜單元。文檔柜上安裝著IC卡讀卡器或者口令密碼鍵盤，當有效的卡或口令輸入時，柜子的門會自動打開，系統(tǒng)也不會因拿出或放入文檔而發(fā)出警報，否則，柜子門不會打開，柜櫥會發(fā)出警報。該柜子還配有顯示屏，顯示所輸入的口令和持卡人姓名，以及取出或歸還文檔的名稱等，以供借閱者確認，同時該顯示屏也會顯示各式圖案以表示打算找的文檔在柜櫥中。以上裝置連接到一個中心控制器，通過中心控制器來控制這些設備。文檔柜在一定事件(如關門、讀卡或按某一按鈕)的觸發(fā)下，將對整個柜子內附著于文檔及文檔夾上的RFID標簽進行讀取，以檢測文檔的增減，并將該信息傳送到中心系統(tǒng)或顯示出來以供確認。文檔柜裝有多接收發(fā)射的RFID讀寫器，該讀寫器連接到柜中各個天線上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屜帶有電子鎖，由中心控制器控制其開關，當有效的卡插入或口令鍵入后，抽屜將自動打開或者中心系統(tǒng)命令其打開。抽屜內有懸掛文檔夾的支架。

圖3.1 具有RFID讀寫功能的文檔柜

　?。?）門禁系統(tǒng)：門禁系統(tǒng)具有RFID監(jiān)控模塊，該模塊包括一個RFID讀寫器，一個RFID天線和一個LED指示燈。該RFID讀寫器可以是單或多RF接口，模塊還包括一個紅外探測器模塊和一個攝錄機。RFID讀寫器、紅外探測器、攝錄機均被連接到一個控制器，該控制器具有串口、以太網接口及無線網卡，用以連接到中心系統(tǒng)，以實現系統(tǒng)與人員遠距離RFID工作證配合使用，并且該門禁系統(tǒng)對借閱者隨身攜帶出去的文檔會自動判斷是否報警：對于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報警通知，只存儲通行記錄，以備歷史追朔，對于未經允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報警或通知。

　　圖3.2 RFID門禁系統(tǒng)

　　（3）文檔標簽：文檔標簽有兩種形式：一種是帶有條形碼被附著于一份文檔、書籍或資料上；另一種是通過將一個RFID芯片連接到一張金屬鍍膜后的紙張、文檔、書籍或資料上。

　　圖3.5 文檔上的RFID標簽

　　圖3.6 附著RFID標簽的文檔夾

　?。?）網絡接入方式：各個模塊通過有線或者無線的方式與中央服務器進行數據交換。無線接入方式包括：GPRS、WIFI和藍牙等目前比較流行的無線通信方式。

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　?。?）數據中心電腦：
　　整個RFID硬件部分在后述軟件的支持下各司其職，實現了文檔資料的高效、安全管理。

　　系統(tǒng)圖


　　3.2. 軟件系統(tǒng)
　　文檔管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)具體包括：（1）應用管理軟件（2）中間件。
　　應用管理軟件是進行查詢、統(tǒng)計、數據庫管理、系統(tǒng)設置等操作的管理平臺。

　　中間件主要實現硬件與應用管理軟件間的數據傳遞，具體表現為存儲數據到date base通道的各模塊、實現單元控制的各項指令、文檔借閱、帶出、復印的各項流程。

　　數倫科技公司開發(fā)的文檔管理系統(tǒng)將各種所提及的系統(tǒng)單元或設備組合為系統(tǒng)，該系統(tǒng)由中心系統(tǒng)、單位子中心系統(tǒng)、文檔發(fā)放機關系統(tǒng)組成。在單位子系統(tǒng)又有機密室子系統(tǒng)、辦公室子系統(tǒng)、單位門禁子系統(tǒng)。中心系統(tǒng)包括數據庫系統(tǒng)、網絡系統(tǒng)、數據安全和應用系統(tǒng)，主要負責文檔的CA、文檔管理流程的監(jiān)管、各種事件的記錄、文檔的盤點等；單位子系統(tǒng)執(zhí)行中心系統(tǒng)命令，接中心系統(tǒng)管理原則執(zhí)行文檔管理流程，并記錄各種事件；文檔發(fā)放機關系統(tǒng)產生源RFID代碼，密鑰的設置和文檔信息的寫入和鎖定；機密室子系統(tǒng)包括，文檔柜廚系統(tǒng)、文檔抽屜系統(tǒng)、文檔借還子系統(tǒng)、RFID閱讀燈、RFID復印機等系統(tǒng)(其中文檔借還子系統(tǒng)由文檔盤搭建而成)和區(qū)域遠距監(jiān)控系統(tǒng)。辦公室系統(tǒng)有辦公桌RFID系統(tǒng)(由RFID天線膜和讀寫器組成)文檔托盤系統(tǒng)和區(qū)域遠距監(jiān)控系統(tǒng)組成。

　　網絡結構圖模型

　　第4章 系統(tǒng)登入及流程描述

　　4.1. 登入描述
　　首先系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員登入，分配領導、文檔管理員、普通用戶角色。把各人員角色分配好后，便可以登入系統(tǒng)。角色不同，操作的功能權限不同。
　　4.2. 流程描述
　　4.2.1. 新文檔登記
　　有新文檔要存入文檔柜系統(tǒng)時的流程是，首先文檔管理員登入系統(tǒng)(www.shulun-rfid.cn)，把文檔信息錄入到數據庫中（包括：文檔編號、文檔名、文檔柜號、文檔來源、文檔失效期等），系統(tǒng)管理員在文檔上粘貼數倫公司RFID標簽，之后系統(tǒng)管理員通過RFID寫入設備把之前錄入到系統(tǒng)中的文檔信息的編號寫入到RFID標簽里；最后文檔管理員把此文檔放入到登記的文檔柜里。
　　第一步錄入文檔信息
　　第二步寫信息到RFID
　　第三步放入文檔柜

　　4.2.2. 文檔申請
　　普通用戶(工作人員)拿到系統(tǒng)管理員分配的用戶名和密碼，可以登錄系統(tǒng)，之后可以查看到所有自己有權限看到的文檔，并且可以申請文檔在大樓內看或者申請文檔帶出大樓看。申請后的同時，我們系統(tǒng)將會以短信的方式通知用戶，申請的文檔是什么。申請結束后，等待領導的審批。批準后，將會把這份文檔的任務發(fā)送到具體的文檔柜上，同時以短信的方式通知申請人，可以去領取這份文檔。

　　4.2.3. 領導審批
　　領導登入系統(tǒng)，可以查看哪些文檔是申請借閱的，哪些文檔是申請帶出的。點擊同意時，會自動把這個程序發(fā)送到文檔柜上，同一份文檔的一個任務如果在文檔柜上執(zhí)行完，程序自動下達下一個任務到文檔柜上時，會通過短信的方式通知用戶，可以去領取這份文檔。

　　4.2.4. 用戶取文檔
　　用戶接收到同意借閱文檔的短信時，當用戶刷卡進入辦公大樓的時候，用戶在大廳的顯示屏上會看到文檔柜的位置導航，用戶可以根據大屏幕提供的信息找到相應的樓層和房間，當用戶刷卡進入房間時，相應文檔柜上的指示燈會亮，給用戶做引導作用，用戶到達文檔柜時便可以刷卡取文檔。

　　4.2.5. 文檔借閱或帶出
　　用戶接收到短信后可以直接去文檔柜里取文檔，取完文檔后，如果此文檔是只允許在大樓內部借閱的，則不允許帶出大樓，如果用戶無意要將文檔帶出大樓時，當走到門口時，則自動會報警。
　　如果文檔是用戶申請帶出的文檔，則門禁不會報警。

　　4.2.6. 文檔傳送到其他機關
　　領導登入系統(tǒng)后，將要傳送到其他機關的文檔填寫好傳送地址，點擊傳送即可，同時會給文檔柜和門禁發(fā)送相應的任務；之后文檔管理員登入系統(tǒng)看到有要傳送的文檔，會去相應的文檔柜上刷卡，把文檔取出送到其他機關。

　　4.2.7. 申請文檔銷毀
　　文檔管理員登入到系統(tǒng)后，看到如果有已經過期的文檔時，則申請銷毀此文檔，等待領導的批準。領導同意銷毀此文檔時，會向文檔柜和銷毀機發(fā)送一項任務。文檔管理員看到領導已經同意銷毀此文檔時，文檔管理員可以拿卡到文檔柜上刷卡取出相應的文檔，之后把文檔放入到銷毀機，銷毀機會讀取文檔上的RFID標簽，如果正確，則銷毀此文檔，如果文檔管理員拿錯了文檔，則銷毀機不銷毀此文檔。

　　4.2.8. 錯誤文檔歸位
　　文檔管理員登入到系統(tǒng)后，看到有文檔在錯誤的文檔柜里時，文檔管理員會點擊歸位按鈕，點擊后，會通過系統(tǒng)自動給錯誤文檔的文檔柜和正確文檔的文檔柜發(fā)送任務。
文檔管理員可以拿卡到錯誤文檔的文檔柜刷卡取出文檔放入到正確文檔的文檔柜內。

　　4.2.9. 實時拍照
　　管理者進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的文檔柜里時，點擊拍照，則會自動通過Internet形式到拍攝指定文件柜所在室內情況，拍照成功則會在頁面上自動顯示所拍照片。

　　4.2.10. 文檔柜開門
　　領導進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的文檔柜里時，點擊開門按鈕時，則會通過Internet形式到相應的文檔柜上，文檔柜會自動的開門。

　　4.2.11. 文檔柜文檔盤點
　　領導進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的文檔柜里時，點擊盤點時，則會通過Internet形式到相應的文檔柜上，自動盤點所有文檔柜里的文檔，之后把所有盤點的文檔顯示在頁面上。

　　4.2.12. 控制門禁開門
　　領導進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的門禁里時，點擊開門按鈕時，則會通過Internet形式到相應的門禁上，門禁會自動的開門。

　　4.2.13. 控制門禁拍照
　　領導進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的門禁里時，點擊拍照，則會自動通過Internet形式到相應的門禁上拍照，拍照成功則會在頁面上自動顯示拍的照片。

　　4.2.14. 控制復印機的鎖定及復印
　　領導進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的復印機里時，點擊鎖定，則會自動通過Internet形式到相應的復印機上，復印機接收到任務時，會自動鎖定復印機，任何人都不可以復印文檔。同樣的，點擊進入到某個具體的復印機里時，有用戶申請要復印文檔時，領導同意復印，則會給文檔柜發(fā)送一個任務。此時用戶拿這文檔可以去復印機處復印文檔。

　　4.2.15. 控制銷毀機的鎖定及銷毀
　　領導進入系統(tǒng)后，點擊進入到某個具體的銷毀機時，點擊鎖定，則會自動通過Internet形式到相應的銷毀機上，銷毀機接收到任務時，會自動鎖定銷毀機，任何人都不可以銷毀文檔。同樣的，點擊進入到某個具體的銷毀機里時，有文檔管理員申請要銷毀文檔時，領導進行審批，如果同意則會給文檔柜和銷毀機發(fā)送一條任務，允許銷毀此文檔，此時文檔管理員可以拿著文檔去銷毀文檔。如果領導不同意，則文檔管理員無法銷毀文檔。

　　第5章 方案效益

　　本方案能有效改善文件各項作業(yè)與管理流程、效率、安全，大幅縮短單位機構人員的公文、文件流程時間，并減低作業(yè)流程中經常產生的各種問題；
　　由于結合電子及實體的系統(tǒng)可即時控管公文或文件的流程，將能夠有效避免延宕、積壓、變造和外流等問題，更可以提升整體流程的效率及安全性：
　　1、 在查找、盤查、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率；
　　2、 可以明顯提高文件管理的準確性，輕松地跟蹤和定位實體文件，省時又省錢；
　　3、 文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數字化、智能化、及時化、可視性、可追溯性；
　　4、 文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護得到有效平衡；
　　5、 制度客觀化、系統(tǒng)化，保密制度執(zhí)行得到了科技創(chuàng)新的保證；
　　6、 通過攝像、感應、無線通訊有效結合使得安全管理無處無時不在，有效避免文件丟失造成難以估量的損失；
　　7、 人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的堅實基礎；
　　
　　總之，通過 RFID 的創(chuàng)新能力，可以獲得更強的可視性，在工作流的各個節(jié)點跟蹤實體文件，還能夠有效且高效地管理信息。

　　15850124084 馬斌 www.digican-rfid.com 郵箱：digican@163.com