北京 2010-11-29(中國商業(yè)電訊)－－什么是信息孤島呢？

目前，國內(nèi)很多學(xué)者認為“信息孤島”就是企業(yè)各部門之間的信息化系統(tǒng)難以兼容，信息資源難以實現(xiàn)有效交換和共享的一種狀態(tài)，甚至有很多人認為信息孤島的問題是企業(yè)信息化實施過程中的必然產(chǎn)物，并將長期存在。信息孤島所反應(yīng)的信息之間無法互聯(lián)共享是其表象，更深層次原因在于傳統(tǒng)管理觀念的障礙、維護部門小利益的反應(yīng)和企業(yè)管理體制的不順以及企業(yè)內(nèi)部制度法規(guī)缺失。

以下案例僅以國內(nèi)知名藥業(yè)集團的一個分公司在企業(yè)實施信息化過程中引入勤哲Excel服務(wù)器管理平臺為例，與大家共享一下企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)信息共享消除信息孤島的成功經(jīng)驗。

一、 企業(yè)簡介與信息化總體狀況

成都康弘藥業(yè)集團是以成都康弘科技實業(yè)（集團）有限公司為核心而組建的現(xiàn)代化醫(yī)藥企業(yè)集團，總部位于四川成都，下轄多家分公司甚至涉及海外的亞太地區(qū)，集團現(xiàn)有員工幾千余人，擁有現(xiàn)代化生產(chǎn)基地。其中康弘集團福建分公司是按照集團“自建網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范管理，以品質(zhì)求生存，以服務(wù)求效益”的專業(yè)化處方藥營銷道路的目標(biāo)所創(chuàng)建的，是集團覆蓋全國30個省、市、自治區(qū)的營銷網(wǎng)絡(luò)中的強有力的一員，目前企業(yè)信息化面臨如下難點：

1、信息孤立

公司在計算機輔助管理的應(yīng)用上有著比較好的成績。但是這些應(yīng)用是孤立的，比如財務(wù)部在結(jié)算上有自己的結(jié)算系統(tǒng)，商務(wù)部在分款上有自己的分款系統(tǒng)。他們并沒有形成一個整體，只是信息化的初級階段。由于它只是孤立的管理信息系統(tǒng)（或者稱信息孤島），雖然能夠提高公司某個部門的工作效率，卻不能提高企業(yè)的整體效益。企業(yè)在開發(fā)單個業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用程序時，如果沒有一個統(tǒng)一的總體設(shè)計，沒有建立一整套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理基礎(chǔ)，信息系統(tǒng)沒有覆蓋企業(yè)的業(yè)務(wù)全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至是不能直接溝通的。各個單項業(yè)務(wù)之間即使聯(lián)上網(wǎng)也很難形成一個有機的整體，依然是部門分割的狀態(tài)，難以進行信息共享和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

公司現(xiàn)在的狀況是各種信息散布在各個部門，而很多工作需要了解相關(guān)部門的許多信息，在這種情況下，在部門之間取得相關(guān)信息就變得比較困難。簡單到一張發(fā)票申請單，地區(qū)填寫完一張發(fā)票申請單，商務(wù)部要錄機登記，進行相關(guān)開票資料的核對，再拿著原件到財務(wù)部，財務(wù)部核對可以開出的產(chǎn)品數(shù)量。在整個過程中，浪費了大量的資源，也貽誤了戰(zhàn)機。

2、 信息流的不準(zhǔn)確和不透明性

當(dāng)需要一個貨物流向系統(tǒng)時，公司對這樣的數(shù)據(jù)處理方式是地區(qū)填寫很多與貨物相關(guān)的報表（粗略估計了一下：發(fā)貨申請表、發(fā)貨審批表、庫房貨物申請表、直發(fā)商業(yè)貨物申請表、退貨申請表等等），地區(qū)填寫后，商務(wù)部還要錄入。商務(wù)部錄入后，財務(wù)部還要錄入，在這種繁瑣的過程中，往往都是通過大量的Excel報表來執(zhí)行的，難免會發(fā)生錯誤，其中也包括人為的修改。信息流程不規(guī)范不透明，企業(yè)的決策層無法對流程進行監(jiān)控和改進。這對于業(yè)務(wù)流的調(diào)整也是不利的。

3、 信息的不及時性

公司現(xiàn)在所用的是“旬報”方式，也就是將大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過Excel表格統(tǒng)計，每十天上報一次。通過對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，然后一級級通過Excel表格提交，這對于信息的及時反饋是極其不利的。很多省區(qū)先申請發(fā)票，再發(fā)貨的問題（因為數(shù)據(jù)反應(yīng)不及時，這樣的話對于能否開票、能開多少票、開票是否及時的問題就難以應(yīng)付了）。因為公司的這個問題導(dǎo)致了省區(qū)開票回款的相當(dāng)大的阻礙。省區(qū)努力工作催款，而公司本部由于存在著各種技術(shù)限制，約束了省區(qū)的這種工作的積極性，這無疑降低了省區(qū)與本部的工作協(xié)調(diào)能力。有時侯申請單花了半天時間傳到財務(wù)部，而后又因為數(shù)量不對被退回地區(qū)，那這一段時間給地區(qū)造成的工作困難是相當(dāng)大的，同時增加了企業(yè)的人力資源浪費。

4、 統(tǒng)計工作和錄入工作繁重

在信息不能集成的狀況下，報表的旬報中，最下級的Excel報表上交后，再就是會經(jīng)過大量的中間過程。每一次，都會有數(shù)據(jù)的重新錄入，而且如果有日報的提交，統(tǒng)計量和錄入量將是無法承受的。出錯的幾率相當(dāng)之高。

二、 勤哲Excel服務(wù)器的信息化應(yīng)對之道

自從成功引入勤哲Excel服務(wù)器這個管理平臺后，任何一項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或信息，由一個部門的專職員工負責(zé)，在規(guī)定的時間內(nèi)，錄入到系統(tǒng)中，存儲在指定的數(shù)據(jù)庫中，然后根據(jù)業(yè)務(wù)流程的要求，按照規(guī)定的計算方法進行加工處理。就是說，同樣的數(shù)據(jù)信息或是能有此基礎(chǔ)信息派生的信息就無需第二個部門、或任何其他員工再重復(fù)錄入一遍。很明顯，這樣可以做到減少重復(fù)勞動、提高效率、避免差錯。福建分公司在商務(wù)系統(tǒng)中使用了一個貨物流向系統(tǒng)，只要發(fā)生了與貨物相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，就會填寫貨物流向單，填寫的數(shù)據(jù)會自動保存到數(shù)據(jù)庫中，其他人(比如公司財務(wù)部、公司商務(wù)部、商務(wù)經(jīng)理)很容易從系統(tǒng)中，根據(jù)使用系統(tǒng)的員工查明每一筆發(fā)貨記錄的來源和錄入時間，做到責(zé)任分明。信息來源準(zhǔn)確可靠、內(nèi)容完整精細、發(fā)布傳遞及時，自然可以正確決策，避免失誤。這同時解決了信息的不透明性、不及時性和錄入統(tǒng)計的繁雜。同時通過權(quán)限的設(shè)置可以控制系統(tǒng)的穩(wěn)定。

公司需要了解整個省區(qū)的狀況，從省區(qū)的角度來分析每個商業(yè)的回款、發(fā)貨、發(fā)票、終端、應(yīng)收款，那么相應(yīng)的通過勤哲Excel服務(wù)器設(shè)計一個商業(yè)月度指標(biāo)模板，通過這個模板，設(shè)置好權(quán)限，通過客戶端的填報，商務(wù)經(jīng)理可以簡潔明了的了解應(yīng)收款的分布，發(fā)貨的額度，而無需再等著一大堆可能出錯或是人為處理的Excel報表來進行決策。

從每個業(yè)務(wù)的角度，商業(yè)經(jīng)理可能想了解每個品種的的回款、發(fā)貨、發(fā)票、終端、應(yīng)收款。在這種情況通過勤哲Excel服務(wù)器設(shè)計出商業(yè)總賬查詢模板。通過模板填報，商業(yè)經(jīng)理可以清晰的從數(shù)據(jù)庫中填報的報表中了解該商業(yè)的各個品種的應(yīng)收款存票情況。

從單個品種的角度。在地區(qū)對賬及與醫(yī)藥公司對賬的過程，經(jīng)常需要某個商業(yè)某個品種的相關(guān)貨款票的流水賬，而公司的貨款票和賬分離，使對賬使用相當(dāng)不方便。而在福建使用的商務(wù)系統(tǒng)中使用的是商業(yè)臺帳模板，該模板相當(dāng)好的從某個品種的角度解決了相關(guān)業(yè)務(wù)的流水賬問題，而不是像公司現(xiàn)在那樣：看什么時候回款去查詢回款excel報表，看什么時候開票去查開票excel報表，看什么時候發(fā)貨去查開票excel報表，對起賬來是相當(dāng)?shù)牟环奖恪?

三、 勤哲Excel服務(wù)器信息化效果

公司在大量使用Excel報表的基礎(chǔ)上，選擇了用勤哲Excel服務(wù)器來簡化業(yè)務(wù)和提高效率。勤哲Excel服務(wù)器操作簡單，容易上手，特別是對于已經(jīng)熟悉Excel報表用戶。投資很小，但解決的問題普遍反應(yīng)很好。將企業(yè)內(nèi)部的Excel表格保存到服務(wù)器上，使Excel網(wǎng)絡(luò)化，并通過表間公式等功能使得Excel報表中的提取挖掘數(shù)據(jù)和自動變更數(shù)據(jù)成為現(xiàn)實。簡化了人工狀態(tài)下的Excel報表級級上交的低效率和報表數(shù)據(jù)經(jīng)常性不一致等等的老大難問題，同時和其它傳統(tǒng)的管理軟件相比較，其性價比、易用性和靈活的個性更符合企業(yè)需要，而且客戶端采用Excel表格形式，用戶非常熟悉，自然使用起來得心應(yīng)手。