北京 2011-03-21(中國商業(yè)電訊)－－隨著不斷嚴(yán)峻的就業(yè)競爭局面和在職人員提高職業(yè)技能要求的加劇，教育培訓(xùn)類的公司如雨后春筍一樣遍地開花。過去幾年中，隨著大量資金的涌入，教育培訓(xùn)行業(yè)發(fā)展極為迅速，細(xì)分市場及培訓(xùn)方式呈多樣化發(fā)展。如今，行業(yè)內(nèi)并購整合不斷加劇，教育培訓(xùn)類公司的市場競爭也愈加白熱化，如何用信息化手段提升教育培訓(xùn)類公司的管理水平以便使公司立于不敗之地已成當(dāng)務(wù)之急。

山東星火書業(yè)有限公司就是一家在此行業(yè)內(nèi)的知名公司，它由星火式記憶法創(chuàng)始人、著名詞匯記憶專家馬德高先生于1997年創(chuàng)辦成立。公司精于英語圖書的策劃、研發(fā)，專于英語圖書的編輯、出版，是國內(nèi)知名的大型英語圖書事業(yè)發(fā)展集團(tuán)。公司產(chǎn)品以星火式記憶法為內(nèi)核，立足詞匯，輻射其他，形成了覆蓋大學(xué)英語、考研英語、英語專業(yè)、出國考試、中學(xué)英語多領(lǐng)域的，以詞匯為主打，以閱讀、聽力、口語、寫作、試卷為補(bǔ)充，保持了持續(xù)的創(chuàng)新能力和健康的發(fā)展勢頭。公司產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)延伸到全國31省市，基本覆蓋全國各地高校和各地零售書店。并積極與北京大學(xué)、清華大學(xué)、中國人民大學(xué)、山東大學(xué)等知名高校通力合作，整合智力、共研精品，與《中國圖書商報(bào)》、《英語沙龍》、《中國大學(xué)生》等媒體結(jié)成戰(zhàn)略伙伴，共鑄品牌，與著名英語教學(xué)輔導(dǎo)專家聯(lián)合，共同打造遠(yuǎn)程英語教學(xué)平臺(tái)。

星火公司的信息化歷程起步較早， 2002年就開始建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，硬件條件相當(dāng)優(yōu)越，但公司內(nèi)部辦公管理均還停留在手工階段。比如像餐費(fèi)報(bào)銷這樣的小事，在沒有使用系統(tǒng)之前，辦公室工作人員每天要守在電話前一個(gè)多小時(shí)專門等著每個(gè)部門的同事報(bào)餐費(fèi)，然后辦公人員再匯總，再有考勤，在沒有使用系統(tǒng)之前都是紙質(zhì)單字，一個(gè)月下來幾百張紙，然后由考勤員一張一張的錄入到電腦中，這樣辦公容易出錯(cuò)，比方說突然找不到單子，考勤就無法正確統(tǒng)計(jì)。眾所周之，后勤和行政工作在公司的業(yè)務(wù)中是最為煩瑣的，每天有著大量的瑣碎小事，如辦公設(shè)備的報(bào)修和修改了、借用辦公設(shè)備 、會(huì)議室申請(qǐng)、出車申請(qǐng)、午餐報(bào)餐，考勤管理、出差申請(qǐng)、住宿申請(qǐng)等等眾多的零碎小事，事情雖然不起眼但是處理不好又容易引起員工之間或是員工和管理層之間的矛盾。隨著星火公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，這些問題就更需要解決。

公司需要一個(gè)投資少、可實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理、操作較容易、界面較親和的信息化系統(tǒng)，來滿足公司內(nèi)部降低工作成本、減少重復(fù)勞動(dòng)、嚴(yán)格規(guī)范流程等要求?？紤]到處理這樣的行政后勤工作要有自己公司的運(yùn)作習(xí)慣，所以最好是公司自己的工作人員設(shè)計(jì)系統(tǒng)。

最初公司準(zhǔn)備成立信息部門自行開發(fā)信息管理系統(tǒng)，但因困難太大而擱淺，后來我們了解到了勤哲公司的勤哲Excel服務(wù)器軟件，據(jù)說它可以通過業(yè)務(wù)人員自己設(shè)計(jì)模板，通過將Excel表格的數(shù)據(jù)傳送到服務(wù)器中而使表格之間的數(shù)據(jù)可以互聯(lián)引用。我們的判斷是，首先，用這一平臺(tái)在技術(shù)上沒有太大的障礙，因?yàn)椴恍枰獦I(yè)務(wù)人員有著過多的技術(shù)操作，不用編碼，只是設(shè)計(jì)一些模板，在Excel服務(wù)器的客戶端界面，也就是Excel中做一些表單出來，只要具備了Excel操作的簡單基礎(chǔ)就可以了，即使沒有Excel的使用經(jīng)驗(yàn)，也是可以很快的學(xué)會(huì)的，而且這是相對(duì)于設(shè)計(jì)人員來說的，對(duì)于使用人員來說就更為容易，只是填報(bào)一些數(shù)據(jù)就可以了，例如，用勤哲Excel服務(wù)器所做的報(bào)餐系統(tǒng)中，工作人員只要在自己的工作臺(tái)中填報(bào)上自己的用餐需要就可以了，而負(fù)責(zé)訂餐的人員只要利用自己的權(quán)限進(jìn)行匯總就可以了，這樣操作不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。對(duì)于這些使用者來說，他們只需要填入一些數(shù)據(jù)就可以了，即使是這個(gè)報(bào)餐系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者，也只是需要設(shè)計(jì)幾個(gè)表單和設(shè)置好權(quán)限，以此而論，技術(shù)不是問題。其次，系統(tǒng)要符合公司的業(yè)務(wù)需求，例如后勤變動(dòng)很大，而且可能是月月變，天天變，如果用已經(jīng)定制設(shè)計(jì)開發(fā)好的系統(tǒng)，暫且不說能不能滿足現(xiàn)在的需求，起碼是面對(duì)著這日新月異的需求變化是沒有辦法的，所以公司選擇了勤哲Excel服務(wù)器，自己的人員設(shè)計(jì)，即使是需求天天變也沒有什么關(guān)系，只是調(diào)用一下表單，改一改就可以了。用勤哲Excel服務(wù)器設(shè)計(jì)的行政后勤系統(tǒng)后，基本上脫離了手工辦公，不會(huì)再出現(xiàn)什么找不到單子之類的事情，也減少了失誤，員工的關(guān)系日見融洽，管理層和員工之間的溝通效率也有很大的提高。

公司先用勤哲Excel服務(wù)器最先設(shè)計(jì)的是行政管理系統(tǒng)，后來又做了預(yù)算系統(tǒng)，同時(shí)擴(kuò)充到產(chǎn)品流程監(jiān)管系統(tǒng)，每個(gè)公司都會(huì)有大大小小的年度月度預(yù)算，以前做預(yù)算，都是各個(gè)部門用紙寫，然后交到上面，處理預(yù)算的部門要短時(shí)間內(nèi)處理掉一大堆的紙質(zhì)文件，效率自然會(huì)有所降低的，現(xiàn)在公司年預(yù)算系統(tǒng)都由勤哲Excel服務(wù)器承擔(dān)，包括采購預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、固定資產(chǎn)預(yù)算、人力資源預(yù)算、利潤預(yù)算、管理及業(yè)務(wù)目標(biāo)計(jì)劃、產(chǎn)品計(jì)劃等，各個(gè)部門只需在自己的工作臺(tái)上填報(bào)，然后只要看看是否有批示，通過與否，是否要在進(jìn)行修改就可以了。在產(chǎn)品系統(tǒng)中一個(gè)比較重要的是產(chǎn)品流程監(jiān)管系統(tǒng)，由一個(gè)產(chǎn)品線上的各個(gè)部分按日期，環(huán)節(jié)填寫，然后由監(jiān)管部門匯總，監(jiān)看一個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行到什么環(huán)節(jié)，什么時(shí)間完成等等。

使用勤哲Excel服務(wù)器后，公司降低了工作成本，提高了工作效率，規(guī)范了工作流程。預(yù)算系統(tǒng)結(jié)束了以前預(yù)算手工操作的原始狀態(tài)，使公司在信息化進(jìn)程上邁進(jìn)了一步。行政后勤系統(tǒng)的建立則很好的輔助解決了很多瑣碎但又影響比較大的小事情。該軟件系統(tǒng)投資少，建立及維護(hù)系統(tǒng)難度小，可根據(jù)公司業(yè)務(wù)進(jìn)行很多個(gè)性化設(shè)計(jì)，使用簡單，大多數(shù)員工都已熟悉了Excel界面，當(dāng)然也可以選擇親和力更強(qiáng)的Web界面，只需對(duì)員工進(jìn)行簡單的培訓(xùn)即可投入使用。