近日，記者從福建省檔案館了解到，該館協(xié)同福州震旦計算機技術有限公司建立的檔案實體安全認證智能管理項目，為實體檔案加貼了一張“電子標簽”，應用先進的RFID技術并結合震旦公司開發(fā)的檔案實體安全認證智能管理系統(tǒng)，徹底告別傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工查閱的歷史，實現(xiàn)實體檔案“物聯(lián)網(wǎng)”管理模式，保證實體檔案管理的高度安全性。這一新舉措讓工作人員管理檔案不再費時費力。

　　目前檔案管理方面存在的問題 給檔案管理工作帶來額外負荷和成本

　　對于目前檔案管理方面存在的問題，福建省檔案館相關部門的工作人員總結道，以往的檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作，先分類、再裝訂，然后手工著錄，整個過程繁瑣低效，導致較多檔案入館后被長期堆放、不能及時整理歸檔，且盤點的時候一般只清點檔案袋的數(shù)量，不能反映內(nèi)部檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個袋子進行盤點，那工作量十份龐大。而且，在檔案利用過程中，人工操作上的會有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。一旦檔案沒有按規(guī)定存放，查找起來就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對儲存時間掌握很不準確，很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

　　福州震旦公司數(shù)字化加工項目組徹底解決這個老大難問題

　　如何才能縮短調(diào)檔、查閱時間，同時又降低管理成本?福州震旦計算機技術有限公司對當前檔案管理中存在的問題進行分析，設計出一套與之相應解決方案，并獲得了福建省檔案局的青睞，為福建省檔案館承建“檔案實體安全認證智能管理項目”，實現(xiàn)檔案實體的智能化管理，為推進檔案館資源體系建設、提高現(xiàn)代化管理水平、提升檔案公共服務能力創(chuàng)造良好條件。

　　本項目應用了先進的RFID技術，為每份檔案配上電子標簽，結合本公司開發(fā)的檔案智能管理系統(tǒng)和相關設備，全部進行電子掃描，形成了與紙質(zhì)檔案相對應的電子卷宗，對檔案實體進行實時安全管理，實現(xiàn)檔案定位，安全警報，高速盤庫，可追溯出入庫管理等。

　　該項目試運行半年多來，福州震旦計算機技術有限公司的數(shù)字化加工項目組已對福建省檔案館約12萬卷檔案加貼了電子標簽?！半娮訕撕灳拖褚粡垺矸葑C’，其唯一性和永久性，徹底解決了海量檔案卷宗交接繁瑣、盤點不清的老大難問題”， 省檔案館相關部門的工作人員介紹說，“此外，電子標簽不僅性能達到規(guī)定要求，而且價格低廉，性價比高。”

　　此次福建省檔案館項目的成功開發(fā)，將為省檔案行業(yè)安全管理建設樹立一個新的標桿，也是在檔案安全領域的一個新突破。