近年來，電子化、網(wǎng)絡(luò)化長(zhǎng)足進(jìn)步，電子政務(wù)不斷發(fā)展，公文擬草、加密傳輸?shù)纫呀?jīng)可以通過計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)予以實(shí)現(xiàn)，從而極大地提高了工作效率，亦給人們的生活和工作帶來了諸多方便。但是，公文閱辦、文檔查詢、借閱清退、打包分發(fā)等，以至于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)兩端信息落地，仍然離不開紙化文檔。從實(shí)際情況看，紙化文檔在相當(dāng)歷史時(shí)期內(nèi)不可取代。怎樣運(yùn)用電子技術(shù)克服紙化文檔管理工作煩瑣，堵塞可能出現(xiàn)的漏洞，是文檔管理中亟待解決的問題。 當(dāng)前，RFID射頻識(shí)別技術(shù)日臻成熟，正被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，愈來愈顯示出這一高新技術(shù)的顯著作用，這就為我們運(yùn)用RFID射頻識(shí)別技術(shù)逐步代替人工管理文檔提供了良好的機(jī)遇。

　　發(fā)件部門：

　　收件部門：

　　管理系統(tǒng)由六個(gè)部分組成：一、數(shù)據(jù)管理中心;二、標(biāo)簽配發(fā)系統(tǒng);三、文檔流通系統(tǒng);四、文檔借閱系統(tǒng);五、統(tǒng)計(jì)查詢系統(tǒng);六、系統(tǒng)管理。

　　檔案管理應(yīng)用RFID技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)：

　　1.快速、準(zhǔn)確定位：在移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備上存儲(chǔ)有整個(gè)檔案室的地理分布圖，將會(huì)對(duì)所查檔案做出地理定位指示，實(shí)現(xiàn)快速查找及歸檔操作。

　　2.輕松盤點(diǎn)：使用RFID點(diǎn)檢設(shè)備可以快速的完成檔案的盤點(diǎn)、查錯(cuò)、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時(shí)可以提高檔案管理工作效率、降低外借歸檔時(shí)的差錯(cuò)率。

　　3.檔案信息準(zhǔn)確記錄：檔案經(jīng)手人、借閱人、借出、歸檔時(shí)間等均為系統(tǒng)自動(dòng)登記完成的，防止手工差錯(cuò)的同時(shí)保證檔案管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并可提供檔案狀態(tài)的實(shí)時(shí)查詢、報(bào)表打印。

　　4.批量檔案借出、歸檔登記管理：檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應(yīng)用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，自動(dòng)化，增加工作效率的同時(shí)減少檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，幫助館員實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的批量檔案借出，歸檔登記工作。

　　5.檔案RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)信息更改自如：電子標(biāo)簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲(chǔ)信息更改自如，為檔案屬性等信息管理提供方便。

　　 6.安全保障：檔案管理人員要通過身份驗(yàn)證登陸RFID檔案管理系統(tǒng)后，才可對(duì)檔案進(jìn)行借出，歸檔的操作，對(duì)于檔案的非法外帶，系統(tǒng)將報(bào)警提示。標(biāo)簽信息亦可加密。