醫(yī)院的健康良好發(fā)展，離不開醫(yī)院對各種檔案的規(guī)范建立和管理。近年來，在“科技興院”的戰(zhàn)略的指引下，越來越多的醫(yī)院加大對設備資金的投入，無論在種類還是數(shù)量上，都迅猛增加。為了延長設備的使用壽命，提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益，醫(yī)院設備的檔案管理也愈發(fā)被重視。為了充分發(fā)揮設備價值，如何去加強設備檔案的建立和管理更是醫(yī)院應該考慮的。

　　一、醫(yī)療設備檔案的基本內容

　　何為醫(yī)療設備檔案?簡單地說，設備檔案就是醫(yī)院在購置和運行設備這兩個過程中形成的以紙質為載體的文字材料。

　　在購置過程中，主要有設備申請單、可行性論證報告表、有關調查材料、審批文件、招標書、合同協(xié)議、到貨通知、提貨單、發(fā)票復印件及安裝驗收報告等。

　　在設備運行過程則有使用操作章程、維修管理辦法和制度、故障維修記錄、性能動態(tài)記錄、設備拆除報廢申請及處理情況、經(jīng)濟效益分析等等。

　　從上面我們看出，設備檔案的形成過程其時間周期長，涉及環(huán)節(jié)跟人員多而雜，設備檔案的管理確確實實是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。

　　二、建立醫(yī)療設備檔案的意義

　　醫(yī)療設備作為醫(yī)院實施醫(yī)療服務的物質基礎，其好壞關聯(lián)到患者的安全、醫(yī)院的經(jīng)濟和聲譽。對每一樣設備的背景都有明朗詳細的記錄，能為以后醫(yī)院經(jīng)濟效益的分析、設備的采購計劃等提供翔實的憑證。

　　此外，對于設備在使用過程中遇到的問題，可以充分利用檔案中建立的保修期和合同這些證據(jù)來處理，避免不必要的支出。比如，某醫(yī)院新購置一臺飛利浦的CT，保修期是三年，今年3月，因為設備故障告知廠家進行維修，銷售公司說是保修期就是兩年，現(xiàn)在維修要收取費用。面對數(shù)萬元的維修費，設備管理人員連忙去查閱設備檔案，證實保修期就是三年，于是跟廠家談判協(xié)商，為醫(yī)院省下了一筆不必要的開支。

　　保養(yǎng)和維修方面，通過查看檔案材料，根據(jù)里面廠商資料、維修記錄等主動、及時、準確地采取預防性保養(yǎng)維修，從而縮短停機時間，提高設備使用次數(shù)，減少修理費用，創(chuàng)造更多收益。

　　三、如何加強醫(yī)療設備檔案的建立

　　醫(yī)療設備檔案所具備的特點及其對醫(yī)院管理的作用，讓很多醫(yī)院高度重視醫(yī)院后勤設備科的管理，使之其制度化、科學化并規(guī)范化。

　　那么如何加強醫(yī)療設備檔案的建立，讓設備科管理走向科學規(guī)范化?對于這塊，相信很多醫(yī)院會在人員方面開始，加強設備管理員工的管理意識和素質，保證設備檔案的收集、整理、移交和保存等工作的完成;接著就是操作實施方面，嚴格規(guī)定管理規(guī)章制度，主要是針對設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件的管理。

　　但問題是，面對醫(yī)療設備的龐大數(shù)量，而且與日俱增的趨勢，但依靠人工的力量去加強醫(yī)療設備檔案的建立，去管理大量設備，顯然是不科學的。很簡單的一個例子，比如一家醫(yī)院要購置一批CT，科室進行申購時，為了設備的購買有保障有依據(jù)，就要通過各領導的層層審批簽字，人工送抵的時間甚至領導不在要延時的各種耽擱時間，讓流程更加漫長，造成人力、時間的大大損耗。

　　所以，引用自定義報表，自定義審批流程，1分鐘快速生成報表才是醫(yī)院設備檔案建立的科學高效途徑，這也就是醫(yī)院設備科實現(xiàn)信息化管理。

　　在網(wǎng)絡高速發(fā)展的今天，醫(yī)院只要建立設備科信息化管理平臺，就能通過賬號登入，在后臺就有設備申購管理、資產(chǎn)管理、維修保養(yǎng)管理、耗材管理以及證照管理等環(huán)節(jié)的自定義報表，可以進行記錄、查閱、保存和打印等操作。

　　下面是山東一家三級甲等醫(yī)院、通過搭建天方達的保力設備科管理平臺來進行設備檔案的管理，如圖：展示的是其維修管理環(huán)節(jié)的界面以及維修故障統(tǒng)計報表。

　　醫(yī)院采用的這個管理平臺，將設備管理的申請購買、運行、保養(yǎng)、維修各個環(huán)節(jié)全程數(shù)字化，界面清晰簡潔，并且擁有強大的數(shù)據(jù)自定義報表功能，方便管理人員對設備檔案的高效科學管理，大大提高工作效率，降低醫(yī)院人力物力資源浪費。

         利用管理平臺可以為醫(yī)療設備管理檔案解決以下幾個方面的問題：

         采購記錄：解決包括年度計劃、申請、審批、招標、合同、采購驗收、領用記錄等信息問題。

        維修記錄：解決包括科室報修、維修處理、驗收、維修費用統(tǒng)計、工作量統(tǒng)計、維修故障統(tǒng)計等信息問題。

        保養(yǎng)記錄：解決保養(yǎng)計劃制定、保養(yǎng)計劃實施、工作提醒、費用及工作量統(tǒng)計等信息問題。

        計量強檢：解決包括計量合格記錄、計量檔案查詢、設備巡檢、急救設備管理、不良事件上報、產(chǎn)品召回等信息問題。

        使用記錄：解決包括使用臨床科室、使用時間、使用對象、病患手術知情承諾書等信息問題。

        報廢處理：解決包括資產(chǎn)卡片、條碼、分戶電子帳、轉科、報廢、贈送等去向信息問題。