1　簡介

　　1.1　基本介紹

　　適用對象：有一定數量的檔案的組織，包括各種類型的檔案室、檔案館、人事管理檔案部門、國土、工商、建委、稅務、財政、各大中小教育院校、企業(yè)，也可以用于對圖書館的圖書管理。

　　產品簡介：系統(tǒng)全稱為檔案條碼管理系統(tǒng)(Integration Document Bar Code Manage System)，是飛致創(chuàng)陽自主研發(fā)的、針對有一定數量檔案的組織，方便其管理物理檔案(即實物檔案)及電子化檔案的應用軟件，已經在北京市國土資源局及其下轄20個分局成功應用。軟件采用Browser(客戶端)/Server(服務器端)結構模式開發(fā)，界面簡潔，操作簡單，維護簡便。

　　支持碼制：系統(tǒng)默認支持的二維條碼碼制為QR Code條碼格式。

　　1.2　應用價值

　　我們都這樣管理檔案：

　　l 出入庫：采用紙質或excel方式記錄，以便了解出入庫情況。

　　l 存放：業(yè)務不斷增長，歷史檔案隨之增加，建設超大物理空間用于存放檔案。

　　l 利用：借閱歸還采用紙質或excel方式記錄，以便規(guī)范管理。

　　l 管理：采用excel建立檔案列表，方便統(tǒng)計;采用人工方式對檔案進行清查核對。

　　l 電子化：為便于利用，將檔案全部掃描成圖像文件后，放到單位的服務器上，共享方式查看。

　　我們都知道問題所在：

　　l 存放：

　　大量的業(yè)務，需要若干階段(幾個月、幾年甚至幾十年)才能完成。

　　為便于查找，需要將這些階段的檔案都放到一起，只好在擺放檔案時預留空位，導致存放空商更加緊張;

　　為節(jié)約空間，可以按檔案產生時間的順序存放，但查找時又非常不便;

　　大量過期檔案，既沒有多少保留價值，又不便隨意處理，真有點“食之無味、棄之可惜”。

　　l 利用：

　　借閱管理不足，紙質的借閱登記，一是查詢困難，二是對于很多快速查看者(看幾分鐘的)，現實條件中紙質借閱登記形同虛設，三是對檔案控制困難，借出和歸還容易出現檔案缺失;

　　珍貴歷史檔案，頻繁的查看可能會形成破壞。

　　l 管理：

　　查詢統(tǒng)計時，每次通過excel進行，操作復雜且相對專業(yè);

　　清查核對時，需要大量人工進行核對，此時紙質借閱登記的缺點暴露的清清楚楚：需要一卷卷核對到底是缺失了還是借出去了。

　　l 電子化：

　　電子化方便了我們的查看，解決了過期檔案的存放問題，這很好。但如何記錄何時何時人看過哪些檔案呢?如果有涉秘檔案，如何控制查看的權限呢?

　　利用該系統(tǒng)，我們可以做得更好：

　　l 出入庫：通過系統(tǒng)進行登記導入，可單個也可批量。

　　l 存放：

　　入庫時對檔案進行位置編碼，無論如何存放，都可以快速方便的查找定位;

　　利用飛陽rfid技術，可以實現對檔案的精確定位。

　　l 利用：

　　借閱管理電子化登記。

　　針對電子化檔案，實現遠程借閱、遠程審批、到期自動終止借閱;

　　針對實物檔案，利用飛陽rfid或二維條碼技術，無需人工輸入，借助掃描設備，輕松完成借閱及歸還登記;

　　充分利用電子化檔案，減少對珍貴檔案的破壞。

　　l 管理：

　　查詢方便，系統(tǒng)提供多種條件，可以方便組合;

　　統(tǒng)計簡單，設定好不同的統(tǒng)計條件，可以簡單快速的給出統(tǒng)計結果和明細;

　　清查核對，利用飛陽rfid或二維條碼技術，通過手持終端設備，快速完成對檔案的收集，通過與借閱登記信息進行比對，系統(tǒng)自動給出檔案清查核對的結果：哪些檔案丟失了、哪些檔案被借出不在庫了。

　　l 電子化：

　　采用完整的權限控制管理手段，可以將每一卷電子化檔案的查閱權限精確控制到對應的人、組織;

　　針對政府等機構，還可以分為內、外部人員的不同方式進行借閱，使公眾可以通過機構提供的查詢渠道(辦事大廳、互聯網)查閱關注的檔案。

　　1.3　架構設計

　　l 明確技術標準，結構化數據設計，信息共享，數據整合

　　明確采用的技術標準，采用結構化設計數據存儲方式，基礎信息共享使用，整合數據流，做到有點有面。

　　l 開放式體系架構

　　功能的可擴展性強，使用的可操作性強，維護的簡易便捷靈活。

　　l 符合檔案管理業(yè)務特點的體系架構

　　適應檔案管理的業(yè)務流程的調整，通過工作流引擎實現流程重構和隨需變化。

　　l 靈活、安全、嚴格的操作應用及維護

　　利用平臺的開放性，實現信息的多渠道共享，集中展現。為工作決策提供依據，提升工作效率。通過分級別、按功能模塊、部門、人員、具體數據的四級授權機制，實現權限控制的精確、高效管理。

　　l 多層架構體系，分離系統(tǒng)的應用、數據運算、數據存儲

　　采用三層架構體系，將系統(tǒng)的應用、數據運算、數據存儲全部分離開，一方面實現系統(tǒng)的開放性，為其它系統(tǒng)或應用時共享數據提供接口，另一方面，為系統(tǒng)本身的應用提供了更多的可擴展性、可操作性。

　　1.4　技術標準

　　“嚴密整體設計、把握核心需求、人性化界面設計、協同管理模式、全面動態(tài)配置”是我們的主體設計思想。

　　1、 開發(fā)標準規(guī)范

　　項目開發(fā)遵循ISO、GB 和行業(yè)標準、規(guī)范，即須遵循《GB8566-88計算機軟件開發(fā)規(guī)范》、《GB8567-88 計算機軟件產品開發(fā)文件編制指南》、《GB9385-88 計算機軟件需求說明編制指南》、《GB9386-88計算機軟件測試文件編制規(guī)范》等。

　　能夠支持多種網絡傳輸協議，方便有效地實現與各種系統(tǒng)連接和交換數據。

　　2、 使用技術標準

　　全面采用的微軟的技術平臺，開發(fā)該項目。其基本開發(fā)及運行環(huán)境如下：

　　開發(fā)語言：Asp、Asp.Net、JavaScript、HTML、SHTML

　　操作系統(tǒng)：WINDOWS 2000 SERVER或WINDOWS 2003 SERVER

　　數 據 庫：Access及SQL SERVER

　　應用服務：IIS5以上或客戶端直接調用

　　二次開發(fā)接口：開放源代碼、開放數據庫結構

　　3、 采用技術構架

　　以三層構架定向開發(fā)該項目，其第一層(即“用戶界面層”)，采用http方式直接應用，界面層主要是微軟ASP、.net語言和HTML語言編寫;第二層(即“業(yè)務邏輯層”)，采用組件化控件方式編寫的功能實現方式;第三層(即“數據層”)，采用存儲過程實現程序對數據庫的數據操作、兩者之間的數據交互;同時，通過提供數據調用方式及自定義函數，為以后軟件系統(tǒng)功能擴展時的二次開發(fā)提供數據交互接口。

　　1.5　運行環(huán)境

　　iDCM系統(tǒng)運行所必須具備的基本運行環(huán)境包括服務器端軟硬件、客戶端軟硬件(可選)，其配置具體如下：

　　1. 軟件(服務器端)

　　1、數據庫 SQL2000及以上;

　　2、操作系統(tǒng) 服務器 win2000 server 及以上

　　3、瀏覽器 IE 6.0及以上;

　　4、備份工具 根據CEMC需要進行選配;

　　5、機器名 不能帶“-”字符，不能是中文字符;

　　6、IP地址 不限定，最好靜態(tài)指定的獨立IP地址;

　　7、專機專用 除辦公軟件外，建議最好不要裝其他應用軟件。

　　2. 軟件(客戶端)

　　1、操作系統(tǒng) windows系列操作系統(tǒng)

　　2、瀏覽器 IE 6.0及以上;

　　3、字處理 office系列;

　　3. 硬件(服務器端)

　　最好配單獨的服務器。

　　4. 硬件(客戶端)

　　普通PC機，性能越高越好，顯示器分辨率保證不低于1024×768。

　　以上配置由客戶自行準備。

　　在飛陽軟件系統(tǒng)的報價中，還包含以下硬件配置，具體如下：

　　5. 條碼掃描器(1臺)

　　設備名稱：FY-2520

　　技術參數：

　　全向掃描模式，能夠解讀所有標準一維條碼和PDF417、microPDF、Postal以及QR等二維條碼。

　　能夠清晰的掃描jpg、bmp、和tiff格式的圖像。

　　外殼結實可靠，考慮不同的操作環(huán)境。

　　目標鎖定精確，加快掃描速度。

　　支座自動探測功能,便于固定式掃描，考慮檔案清查使用。

　　接口方式：串口、鍵盤口和USB方式。

　　6. 條碼打印機(1臺)

　　設備名稱：S4231

　　技術參數：

　　打印速度：最快能達到每秒鐘5英寸以上。

　　處理器及內存：處理器為32位，內存4M RAM / 2M FLASH。

　　支持一維和二維的條碼打印。支持串口、并口和USB打印方式。

　　2　功能介紹

　　2.1　功能簡介

　　系統(tǒng)分為三個部分，分別為：

　　協同辦公——協同辦公的基本功能

　　檔案管理——檔案管理系統(tǒng)的全部功能

　　系統(tǒng)管理——系統(tǒng)用戶、權限及其它必要的管理及設置

　　以飛陽iOA為基礎，結合二維條碼或RFID技術，實現對檔案的規(guī)范管理及協同應用。

　　2.2　協同辦公部分

　　該部分的主要目的是實現組織內部的協同及無紙化辦公。

　　l 在線溝通：

　　分為：即時交流、在線調查、員工論壇三個功能

　　作為組織內的員工間涉及工作方面的交流平臺，結合了電話、郵件、qq、msn等主要溝通功能，不僅規(guī)范了組織內部的工作溝通行為，同時還能協同員工的溝通內容，，使組織管理更加即時方便快捷。

　　l 公共信息：

　　作為一個功能，內容可細分為組織新聞、通知、規(guī)章、知識

　　作為組織文化展示的共享平臺，實示展現組織的各種信息、資訊。信息的發(fā)布經過相應的審批流程，同時還可以確定信息的接收范圍，在共享組織公共信息資源的同時，做到對這些信息的可控性、可操作性。除了體現出信息共享的作用，還為組織的知識積累提供了一個有效的管理工具。

　　l 個人辦公：

　　分為：待辦事項、待閱信息、日程、日記/計劃、通訊錄、我的建議、個人短語/相冊/收藏等主要功能

　　組織內的任何一個員工，都可以通過此平臺，辦理屬于自己的辦公事務;完善的主動提醒功能，隨時提醒自己需要辦理的各種事務;豐富的個性化功能，為展現個人的風采提供了平臺。

　　l 行政辦公：

　　分為：會議管理、車輛管理、資產管理等三個功能

　　以工作流為基礎，將組織內涉及到行政辦公的事務集中起來，實現網絡協同及無紙化辦公，不僅規(guī)范了組織內的行政管理方法、提高了管理水平，同時還實現了“事找人”的主動提醒辦公，減少因人為因素而出現不必要的遺漏。

　　2.3　檔案管理部分

　　檔案管理的核心功能，實現對物理及電子檔案的一體化管理，以下所有功能，都可以分為物理檔案及電子檔案兩個部分，即可以兩者同時使用，也可以分別使用。

　　l 借閱導航：

　　為初次進行檔案借閱的人提供的借閱向導，幫助不熟悉的用戶理解借閱過程。

　　l 內部借閱：

　　分為：快速借閱、借閱申請、我的檔案柜

　　快速借閱，針對有檔案借閱權限的用戶，提供的快速查看電子檔案，該功能需要電子化檔案的支持，借閱過程不需要管理員審批，借閱記錄自動生成;

　　借閱申請，需要詳細查看的檔案，無論是電子還是實物的，需要通過該功能進行申請，得到審批后才可以看到檔案;

　　我的檔案柜，記錄所有個人的檔案借閱記錄。

　　l 外部借閱：

　　分為：借閱申請，檔案查閱、借閱記錄

　　主要為非組織內人員借閱查看檔案設計的功能，外部人員先到組織的接待處提出借閱申請，由接待人員通過系統(tǒng)提交申請書，并填寫外來借閱人基本信息，系統(tǒng)同時生成隨機檔案查閱密碼;

　　檔案查閱，當外部人員的借閱申請獲得審批后，借閱人員根據獲得的隨機檔案查閱密碼在指定的設備上(如接待處的某pc機上)、指定的時間內查閱，過期自動終止借閱;

　　借閱記錄，外部人員的檔案借閱記錄留存;

　　說明：該功能也可以將外來借閱擴展到互聯網上，借閱人員通過互聯網自行提交借閱申請，然后通過互聯網在指定的時間內查看所借閱的檔案。

　　l 借閱管理：

　　分為：借閱登記、借閱審批、借閱歸還、歷史借閱

　　借閱登記，針對沒有條件進行申請的用戶，直接到檔案存放處借閱的，直接進行借閱登記;

　　借閱審批，通過系統(tǒng)提交的借閱申請，都在此處進行審批，如果是實物檔案的借閱，還需要在此處進行領檔登記，領檔登記可以結合二維條碼，直接掃描識讀，無需人工輸入;

　　借閱歸還，如果是電子檔案，借閱到期后自動歸還，如果是實物檔案，在此處進行歸還登記，可以結合二維條碼，直接掃描;

　　歷史借閱，所有借閱過程記錄的查詢留存。

　　l 檔案管理：

　　該部分功能主要為檔案管理人員使用，分為：檔案登記、檔案查詢、檔案管理、檔案統(tǒng)計、檔案清查、條碼打印、檔案分類

　　檔案登記：即檔案入庫，將歸檔的檔案導入到系統(tǒng)中(僅檔案核心信息列表，即表單部分)，可以單條錄入，也可以批量導入。同時，指定電子檔案的目錄及對應圖象位置(文件位置)，指定物理檔案存放的位置(檔案柜位置);

　　檔案查詢/管理：可以查詢、更新、或維護檔案信息，此功能針對檔案管理人員，因此查詢時不受權限控制;

　　檔案統(tǒng)計：根據自定義的統(tǒng)計條件(檔案列表表單中有的信息)以圖表的方式統(tǒng)計出需要的數據，可以獲得統(tǒng)計結果的明細，并導出其它格式的數據(如excel)

　　檔案清查：結合二維條碼，與pda掌上識讀設備，工作人員先到檔案館掃描現存的所有檔案，再將數據導入到系統(tǒng)中進行比對，給出清查結果(是否在庫、是否被借出、是否缺失);

　　條碼打?。合到y(tǒng)自動生成指定檔案的二維條碼，并可以通過專用條碼打印機打印出條碼(二維條碼用于粘貼至物理檔案上，代替手工抄寫，便于借閱、清查時快速掃描);

　　檔案分類：定義檔案的分類屬性，包括名稱、代碼、借閱默認時長、詳細表單內容、查詢及列表上可顯示的字段、生成的二維條碼所包含的內容等(可包含中文信息)。

　　l 權限設置：

　　主要是對檔案的借閱權限進行管理設定，詳細可以參考《精確權限設計》中的說明。

　　2.4　權限設計

　　權限控制的四個主要對象：借閱人、單個檔案、、借閱人部門、分類檔案。其中前兩個對象為個體權限，后兩個對象為公共權限。當借閱人針對檔案發(fā)出借閱請求時，系統(tǒng)首先判斷個體權限，然后再判斷公共權限。具體實現過程如下：

　　l 個體權限：判斷被借閱檔案是否有限制：

　　檔案有限制時，再判斷當前借閱人是否有權限查看，無權立即終止借閱流程，有權即完成借閱流程——實現借閱;

　　檔案無限制時，進入第2步。

　　l 公共權限：判斷被借閱檔案所屬分類是否指定了借閱人：

　　所屬分類指定了借閱人的，再判斷當前借閱人是否有分類權限，無權進入第3步，有權即完成借閱流程——實現借閱;

　　所屬分類未指定借閱人的，進入第3步。

　　l 公共權限：判斷被借閱檔案所屬分類是否指定了借閱部門：

　　所屬部門指定了借閱部門的，再判斷當前借閱人所屬部門是否有分類權限，無權立即終止借閱流程，有權即完成借閱流程——實現借閱;

　　所屬部門未指定借閱部門的，立即終止借閱流程。

　　需要強調的是，上述權限控制為嚴格控制方式，即單個檔案或檔案分類未設置權限時，所有人均無權借閱，即“未指定權限不可借閱”，系統(tǒng)可以調整權限控制方式為一般控制方式，一般控制方式為“未指定權限均可借閱”。同時，默認情況下，部門對分類檔案的借閱權限，大于個人對分類檔案的借閱權限，即借閱人對分類檔案無權限但借閱人所屬部門對分類檔案有權限，就可以借閱，此處也可以通過系統(tǒng)進行調整。即調整為借閱人對分類檔案無權限時，就立即終止借閱流程。

　　通過以上的權限設定，不僅可以做到對系統(tǒng)內的每一個借閱人、每一卷檔案進行精確控制，也可以做到對檔案權限的批量控制(分類檔案針對的部門)。