企業(yè)文檔管理RFID解決應(yīng)用方案 

計(jì)算機(jī)的普及使得電子文件大有逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件之勢(shì)，但事實(shí)上，紙質(zhì)文件依然在一些政府機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位中起著至關(guān)重要的作用。這些不可替代的文件會(huì)頻繁地被不同的人員調(diào)用，這就給一些擁有大量重要紙質(zhì)文件的政府機(jī)關(guān)、金融機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所等的文件管理帶來(lái)很多問(wèn)題。一方面，不能夠及時(shí)的找到急需文件，會(huì)嚴(yán)重影響到工作效率；另一方面，文件的丟失，會(huì)造成難以估量的損失。當(dāng)文件管理遇到有源RFID，Smart File獨(dú)立于世，這一切都變得簡(jiǎn)單了。 

1  SmartFile系統(tǒng)簡(jiǎn)介 

   廣州航天時(shí)代信息科技有限公司研發(fā)的基于有源RFID的文件管理方案SmartFile，通過(guò)在每個(gè)文件夾上貼上一個(gè)有源電子標(biāo)簽，在每個(gè)辦公室（房間）安裝一個(gè)讀寫(xiě)器，不僅使得用戶能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件輕松查找這些文件，在辦公室地圖上了解他們的大致位置，甚至能夠控制標(biāo)簽上的蜂鳴器和LED發(fā)出聲光提示，讓用戶能夠更輕松便捷的掌握文件。該系統(tǒng)的原理圖如圖1所示。 

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當(dāng)用戶需要查找某一文件時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件中在該文件的編號(hào)上點(diǎn)擊“呼叫”按鈕，安裝在各辦公室的讀寫(xiě)器將對(duì)各自所“管轄”區(qū)域的所有電子標(biāo)簽進(jìn)行讀取。當(dāng)某讀寫(xiě)器讀取到該目標(biāo)標(biāo)簽時(shí)，讀寫(xiě)器將按照設(shè)置要求控制該標(biāo)簽進(jìn)行聲光提示。因此，文件查找人員即可根據(jù)軟件提示，直接去安裝該讀寫(xiě)器的辦公室內(nèi)，根據(jù)目標(biāo)標(biāo)簽的聲光提示輕松找到該目標(biāo)文件。 

凝聚公司創(chuàng)新精神的SmartFile文件管理系統(tǒng)能夠化低效繁瑣的文件搜尋為電腦上輕松一鍵，不僅大大的節(jié)省了時(shí)間成本，提高工作效率，更是對(duì)文件管理的優(yōu)化。 

2  系統(tǒng)組成 

基于有源RFID的文件管理系統(tǒng)主要由三部分組成：SmartFile電子標(biāo)簽、SmartFile讀寫(xiě)器、SmartFile 客戶端軟件。 

2.1  SmartFile電子標(biāo)簽 

目前企業(yè)單位中慣用三寸文件夾，七所的SmartFile也首先針對(duì)該種文件夾進(jìn)行文件定位跟蹤方案的設(shè)計(jì)。該標(biāo)簽集成蜂鳴器、LED燈和按鈕，功能強(qiáng)大，外形美觀大方，其實(shí)物圖如圖2所示。  

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圖2：SmartFile電子標(biāo)簽實(shí)物圖 

SmartFile電子標(biāo)簽的規(guī)格參數(shù)如表1所示。 

表1：SmartFile電子標(biāo)簽規(guī)格參數(shù) 
規(guī)格尺寸    標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格55mm*41.5mm*11mm ((其他尺寸可定制)) 
重量    23.2g  
供電     CR 2450 3V 鋰電池 
工作信號(hào)    蜂鳴器+LED 
外殼材料    ABS 
按鈕功能    在找到文件時(shí)按下按鈕，可停止聲光提示 

2.2    SmartFile讀寫(xiě)器 

SmartFile讀寫(xiě)器實(shí)物圖如圖3所示。  

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圖3：SmartFile讀寫(xiě)器實(shí)物圖 

SmartFile讀寫(xiě)器規(guī)格參數(shù)如表2所示。 
表2：SmartFile讀寫(xiě)器規(guī)格參數(shù) 
接口    TCP/IP  
規(guī)格尺寸    直徑152mm  高: 98mm 
重量    280g  
供電    以太網(wǎng)供電 
讀寫(xiě)距離    半徑50m 
天線方向    全向 

2.3  SmartFile 客戶端軟件 

客戶端軟件支持多系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫(kù)，提供實(shí)時(shí)可視的交互式界面，兼容性強(qiáng)且易學(xué)易用，可設(shè)置不同管理權(quán)限的用戶，方便對(duì)文件及用戶的管理。該客戶端軟件界面圖如圖4所示。  

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圖4：客戶端軟件界面圖 

該客戶端軟件具有以下功能： 
(1) 文件信息錄入，修改 
(2) 文件查找，定位，呼叫 
(3) 文件跟蹤，歷史物理位置查詢 
(4) 文件標(biāo)簽電池電量顯示 
(5) 事件管理：文件呼叫日志可查詢 
(6) 其他可擴(kuò)展功能 
3  SmartFile系統(tǒng)特點(diǎn) 
   (1) 實(shí)時(shí)區(qū)域定位：用戶通過(guò)客戶端軟件進(jìn)行的文件定位精確范圍在5米之內(nèi)。 
   (2) 聲光提示：帶有蜂鳴器，LED及按鈕的有源電子標(biāo)簽，能夠發(fā)出聲光提示，幫助更快的更準(zhǔn)確的找到所需文件。 
   (3) 軟件功能強(qiáng)大：分級(jí)權(quán)限設(shè)置；文件信息錄入，修改；文件查找，定位，呼叫和歷史物理位置查詢；文件標(biāo)簽電池電量顯示；事件管理。 
   (4) 安裝方便：吸頂設(shè)計(jì)，POE供電的控制器，利用原有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。 
   (5) 操作簡(jiǎn)單：通過(guò)軟件進(jìn)行定位，并可通過(guò)呼叫功能，靈活設(shè)置文件上的電子標(biāo)簽提示方式和時(shí)長(zhǎng)。 
(6) 提高員工滿意度：省去焦頭爛額的尋找，取而代之的是幾個(gè)簡(jiǎn)單的電腦操作，就能讓繁瑣文件盡在掌握。 

4  安裝部署 

(1) 客戶首先安裝SmartFile 客戶端軟件，并提供場(chǎng)所平面地圖；  
(2) 由技術(shù)工程師在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)覆蓋的實(shí)地場(chǎng)地做讀寫(xiě)器信號(hào)測(cè)試，設(shè)計(jì)讀寫(xiě)器合理布局，并進(jìn)行調(diào)試；  
(3) SmartFile實(shí)時(shí)定位系統(tǒng)設(shè)計(jì)安裝完畢，由工作人員將文件資料及其對(duì)應(yīng)的電子標(biāo)簽ID錄入軟件，完成初始化，即可對(duì)文件進(jìn)行實(shí)時(shí)定位跟蹤和管理。