一、檔案管理的現(xiàn)狀與問題

　　近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

　　1.1 檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

　　傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

　　1.2 檔案存放次序較易被打亂

　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　1.3 檔案查閱耗時長

　　隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　1.4 檔案的盤點操作不科學

　　由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數(shù)量。但在每個檔案盒內存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程 。

　　1.5 對失效檔案的管理滯后

　　有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

　　鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。為了解決以上問題，檔案局采用先進的 RFID 技術來解決以上問題，同時增加了防盜功能。

　　二、RFID技術方案優(yōu)勢

　　2.1 RFID技術簡介

　　RFID(Radio Frequency Identification)，即無線射頻識別，是興起于 20 世紀 90 年代的一項自動識別技術。一個典型的 RFID 系統(tǒng)由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入 RFID 標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?/p>

　　2.2 將RFID技術應用于檔案管理優(yōu)勢

　　1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID 技術極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有 RFID 標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理實施庫存檔案的動態(tài)化管理。

　　2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID 讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取 200 個標簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過 100 倍。

　　3、標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質相比，RFID 標簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達 1K 甚至更大的容量;標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現(xiàn)標簽的重復使用。

　　4、安全性高。標簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　5、抗污染性能強和耐久性。傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID 對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損; RFID 卷標是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

　　6、體積小型化、形狀多樣化。RFID 在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外， RFID 標簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應用于不同檔案。

　　7、可重復使用?，F(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID 標簽則可以重復地新增、修改、刪除 RFID 卷標內儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

　　8、穿透性和無屏障閱讀。在被覆蓋的情況下， RFID 能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

　　9、標簽具有防盜功能。配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警 。

　　三、項目方案設計

　　3.1 項目總體框架

　　現(xiàn)場管理的思路是對檔案的門進行管理，包括檔案的入館、盤點、查閱、防盜管理、銷毀管理等的。

　　3.2 通道設計方案

　　通道方案的設計是在現(xiàn)場勘查后設計的，首先先介紹下四個通道的情況，在前面也介紹過通道主要分為兩種類型:檔案室小門(三個)、檔案局大廳大門(一個)。

　　四、硬件產品應用方案

　　4.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數(shù)據(jù)庫;手持式閱讀器是管理員進行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導入至中心數(shù)據(jù)庫，進而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。

　　4.2 檔案管理信息系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報模塊。

　　五、硬件產品應用方案

　　5.1 標簽選型及設計

　　1、標簽信息項的設定

　　檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區(qū)間及數(shù)量。

　　2、標簽的制

　　標簽的制作建議采用 Label，可以在上面打印信息，貼在客戶要求的位置。

　　3、標簽安

　　在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于 RFID 標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲存成本?？紤]到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。

　　5.2 閱讀器安裝

　　在檔案局項目中，檔案室天花板上安裝閱讀器，設備的正常工作需外接220VAC 電源適配器，并有局域網或無線局域網覆蓋，以進行數(shù)據(jù)傳輸。將 RFID標簽閱讀器 TCP/IP 口與電腦網口相連接，從而可將 RFID 標簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網絡或無線網絡的方式傳回服務器。

　　閱讀器產品：

　　5.3 手持式閱讀器

　　用于檔案資料盤點、 順架清理、。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案順架盤點。

　　基于 Windows CE 5.0 的 RFID 手持讀寫器，本產品具有低功耗、多種數(shù)據(jù)接口、簡易的人機交互界面等優(yōu)點，可廣泛的應用于各種 RFID 系統(tǒng)中，典型的應用場合有：

　　※ 物流和倉儲管理：物品流動與倉儲管理等物流行業(yè)，以及郵件、包裹、運輸行李等的郵局流動管理系統(tǒng);

　　※ 供應鏈應用領域：物品供應過程的應用;

　　※ 產品防偽檢測：利用標簽內存儲器寫保護功能，對產品真?zhèn)芜M行鑒別;

　　※ 其它領域：在俱樂部管理、圖書館、學生學籍、消費管理、考勤管理、等系統(tǒng)都得到了廣泛的使用 。

　　特點：

　　? 它是集成掌上電腦(PDA)與 RFID 數(shù)據(jù)采集的超完美組合，采用精簡的windows CE 嵌入式操作系統(tǒng)，可以實現(xiàn) RFID 數(shù)據(jù)的采集、存儲等功能;

　　? 功能全面,帶有藍牙、WIFI、GPS、GPRS(3G)、一維和二維條碼功能;(可選，用戶可根據(jù)具體需求選擇是否加入這些模塊);

　　5.4 天線安裝

　　為確保檔案標簽數(shù)據(jù)的讀取，需要通道的具體情況，客戶現(xiàn)場要講既要講究美觀，又要考慮達到最佳效果，因此檔案室小門考慮天線安裝在天花板里面，現(xiàn)場調整天線方位角，現(xiàn)場應用的是 laird 天線。

　　在應用 Laird 技術的天線是有圓極化和線極化天線，提供了在 902-928M 頻段信號接收和傳輸技術，萊爾德科技公司業(yè)界知名的設計方法在整個頻段達到最高的效率和性能 。

　　特性：

• 　　超薄
• 　　極低的 VSWR 和軸比
• 　　防天氣變化的外罩
• 　　廣泛的連接器和電纜選擇
• 　　極化天線和線性天線

　　應用場合：

• 　　倉庫
• 　　機場醫(yī)院
• 　　交通碼頭
• 　　傳送帶
• 　　物流管理
• 　　人員管理

　　六、檔案標簽收集

　　標簽一(Impinj E33)

　　標簽一(NXP UCODE G2)

　　標簽三(129*9)

　　標簽四(Label)

　　八、檔案分類

　　按照檔案概念的劃分：指檔案概念外延的劃分，即在檔案總概念下，

　　分為許多具體檔案概念，通常亦稱檔案種類劃分。其依據(jù)和名稱有：

　　8.1 根據(jù)檔案形成分

　　根據(jù)檔案形成者可分為國家機構檔案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。每類社會組織檔案中，又分為具體社會組織檔案。每個獨立的社會組織檔案是劃分全宗的依據(jù)，每類社會組

　　織檔案是劃分全宗群的依據(jù)。

　　8.2 根據(jù)檔案內容性質分

　　根據(jù)檔案內容性質可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經濟檔案、 科學技術檔案、藝術檔案、宗教檔案等等。上述每種檔案，又可具體細分。

　　由于人們從事的專業(yè)不同,對檔案的需求都有專指性,這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

　　8.3 根據(jù)檔案的載體形式分

　　根據(jù)檔案的載體形式可分為石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、 縑帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等(見彩圖多種新型載體的文獻)。

　　8.4 按照記錄信息方式分

　　按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。上述類型檔案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。

　　8.5 按照記錄信息方式分

　　按照記錄信息方式可分。一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。在中國，通常分為中華人民共和國時期檔案和中華人民共和國建國前檔案兩大類。建國前檔案又分為歷代王朝檔案、 中華民國時期檔案、新民主主義革命時期檔案。檔案是不同時代的產物，這種劃分對認識檔案的時代特點有意義。

　　8.6 根據(jù)檔案所有權形式分

　　根據(jù)檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規(guī)定向國家檔案館移交。

　　屬于集體或個人所有的檔案，其所有權的轉讓，一般要在自愿、 合法基礎上進行, 檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。

　　8.7 常見的檔案種類劃分還有

　　在中國，常見的檔案種類劃分尚有：把檔案劃分為文書檔案、 科學技術檔案和專門檔案 3 大類別，然后再下分;把檔案劃分為普通檔案和專門檔案兩大類別,然后再下分;把檔案劃分為社會管理檔案和科學技術檔案兩大類別，然后再下分。