X-RFID實體檔案管理系統(tǒng)可應(yīng)用的領(lǐng)域為省、市、區(qū)縣國家檔案館及大型企事業(yè)單位檔案管理部門，涉及檔案管理人員、企業(yè)公司直屬領(lǐng)導(dǎo)等。

　　方案簡介

　　近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的擴大，檔案數(shù)量也逐日增多，種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。檔案館管理的信息化迫切需要一種更先進、更完善的自動化管理系統(tǒng)解決方案。在這種背景下基于射頻識別技術(shù)(簡稱RFID)的檔案管理系統(tǒng)便應(yīng)運而生。

　　RFID檔案管理系統(tǒng)是以先進的RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、面向?qū)ο箝_發(fā)技術(shù)、信號處理、微弱信號檢測等技術(shù)，構(gòu)建的實體檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了實體檔案的數(shù)字化管理和流通環(huán)節(jié)管理、檔案倉庫管理、提高了檔案館對檔案全部業(yè)務(wù)流程的精確監(jiān)控管理。

　　客戶價值

　　依靠該系統(tǒng)，可極大的提高檔案管理工作效率，更重要的是順架的準確性也有了質(zhì)的提升。通過倉庫盤點，不僅能掌握準確的檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，完成手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

　　通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

　　通過網(wǎng)上辦理借閱、歸還業(yè)務(wù)提高檔案局業(yè)務(wù)辦理速度。借閱大廳開設(shè)自動查詢服務(wù)(查詢機)、倉庫管理員裝配移動手持機提高尋找檔案的效率。

　　檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

　　模塊業(yè)務(wù)流程圖

　　1)檔案入館流程

　　接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面，標簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

　　粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

　　2)檔案借出流程

　　保管處工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。

　　3)檔案歸還流程

　　用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統(tǒng)會自動提醒;

　　保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

　　4)檔案查閱出庫流程

　　在查詢相關(guān)檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號，系統(tǒng)將根據(jù)編目號提取中心數(shù)據(jù)庫里所儲存的數(shù)據(jù)信息，核對無誤后發(fā)出出庫指令，儲位管理子系統(tǒng)中的檔案自動識別模塊將根據(jù)編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。當檔案經(jīng)過出庫口時，出庫口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報模塊發(fā)出異常警報。

　　模塊核心功能

　　檔案入庫管理

　　根據(jù)實際情況對文件檔案數(shù)據(jù)庫進行實時維護。通過附著在實體檔案上的RFID標簽快速高效的完成檔案的入庫。

　　檔案查詢

　　檔案管理員根據(jù)需要可以對用戶資料和文件檔案的狀態(tài)進行多條件組合查詢，達到對用戶借還文件檔案的情況和文件檔案的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進行監(jiān)控，避免借閱人員的疏忽而造成文件檔案的遺失。

　　普通用戶憑個人RFID卡借閱和歸還文件檔案，也可查詢和統(tǒng)計個人與文件檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。為了方便用戶使用，為普通用戶提供自助查詢終端，減輕文件檔案管理員的工作量。

　　檔案盤點

　　倉庫工作人員進行盤點作業(yè)時只需通過手持設(shè)備掃描。系統(tǒng)自動統(tǒng)計掃描數(shù)量，并與系統(tǒng)中根據(jù)日常操作記錄得出的理論數(shù)據(jù)進行差異對比，并可查看差異的庫位信息。

　　檔案防盜

　　在有需要的位置設(shè)置文件檔案區(qū)域檢測通道，檢測文件檔案通過的合法性，防止文件檔案有意或無意被攜帶出檔案局或進入非法區(qū)域。

　　統(tǒng)計報表

　　檔案管理員可利用此系統(tǒng)，根據(jù)實際工作需要生成文件檔案管理的各種統(tǒng)計分析報表，進行相關(guān)研究形成決策支持，也可作為自身工作量的統(tǒng)計。

　　主要硬件設(shè)備

　　應(yīng)用效果